Mẫu báo cáo tổng hợp cho bán hàng đa kênh (Excel & phần mềm)

Với sự phát triển mạnh mẽ của bán hàng đa kênh, việc tổng hợp dữ liệu từ các kênh trở thành một thách thức lớn đối với các nhà quản lý. Một báo cáo tổng hợp cho bán hàng đa kênh hiệu quả giúp bạn nắm bắt nhanh chóng xu hướng bán hàng, cải thiện hiệu suất và ra quyết định chính xác hơn, đồng thời tối ưu hóa lợi nhuận từ mỗi kênh.

1. Báo cáo bán hàng đa kênh là gì?

1.1. Báo cáo tổng hợp cho bán hàng đa kênh là gì?

Báo cáo bán hàng đa kênh là công cụ giúp doanh nghiệp tổng hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều kênh bán hàng khác nhau. Các kênh này có thể là website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội hay các nền tảng khác. Mục tiêu của báo cáo này là mang đến cái nhìn toàn diện về hiệu quả kinh doanh của mỗi kênh, giúp đưa ra quyết định chiến lược.

1.2. Tại sao báo cáo bán hàng đa kênh lại quan trọng?

Báo cáo tổng hợp cho bán hàng đa kênh giúp bạn:

• Tăng cường khả năng quản lý: Dễ dàng theo dõi doanh thu và hiệu quả từ các kênh.
• Giúp tối ưu chiến lược marketing: Phân tích sâu từng kênh để điều chỉnh chiến lược.
• Dễ dàng ra quyết định: Cung cấp thông tin trực quan giúp quyết định nhanh chóng.

2. Các yếu tố cần có trong một báo cáo bán hàng đa kênh

Một báo cáo bán hàng đa kênh hiệu quả cần bao gồm các yếu tố sau:

• Doanh thu từ từng kênh: Tổng hợp doanh thu từ các kênh như Shopee, Lazada, website, v.v.
• Tồn kho: Theo dõi số lượng hàng hóa còn lại trên các kênh để tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn đọng.
• Chi phí vận chuyển và giao hàng: Đảm bảo tính toán chính xác các chi phí liên quan đến việc giao hàng.
• Sản phẩm bán chạy: Xác định các sản phẩm có hiệu suất tốt nhất để tăng cường quảng bá.
• Tỷ lệ chuyển đổi: Đo lường hiệu quả của từng kênh trong việc chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành người mua thực sự.

Nếu bạn chưa hiểu rõ bán hàng đa kênh là gì, hãy xem bài viết giải thích chi tiết về quản lý bán hàng đa kênh, lợi ích và xu hướng 2025 trước khi đi sâu vào báo cáo tổng hợp.

Việc có một báo cáo bán hàng đa kênh chi tiết giúp bạn quản lý hiệu quả và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác. 

Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào Excel, quá trình này có thể trở nên phức tạp và dễ sai sót. Hãy để Omnichannel của Nhanh.vn giúp bạn tự động tạo báo cáo bán hàng đa kênh, dễ dàng và chính xác hơn bao giờ hết.

3. Mẫu báo cáo bán hàng đa kênh (Excel & phần mềm)

Báo cáo Excel đơn giản và dễ sử dụng là lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ. Excel cho phép bạn dễ dàng tạo bảng tính với các cột: kênh bán hàng, doanh thu, số lượng đơn hàng, tỷ lệ chuyển đổi, v.v. Bạn có thể tính toán tự động và theo dõi dữ liệu theo từng ngày, tuần hoặc tháng.

3.1. File Excel quản lý sản phẩm

File quản lý sản phẩm chính là công cụ cơ bản và đầu tiên mà mỗi doanh nghiệp cần có.

Một file quản lý sản phẩm sẽ bao gồm những thông tin cơ bản và chi tiết để bạn theo dõi tình trạng hàng hóa. Những mục thông tin quan trọng trong file này có thể bao gồm:

• Tên hàng hóa
• Loại hàng hóa
• Mã hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng hàng hóa
• Giá thành

Với file quản lý sản phẩm này, bạn có thể dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa, theo dõi tình trạng tồn kho, giá bán và các thông tin quan trọng khác giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý kinh doanh hiệu quả.

3.2. File quản lý bán hàng 

File quản lý bán hàng giúp chủ shop dễ dàng nhìn thấy những biến động kinh doanh thông qua các bảng dữ liệu, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp để tối ưu hóa lợi nhuận.

Để quản lý bán hàng hiệu quả, file Excel của bạn cần bao gồm các thông tin cơ bản và chi tiết như sau:

• Mã hàng hóa
• Tên sản phẩm
• Bảng giá
• Tên khách hàng
• Số lượng
• Thời gian
• Ghi chú

Với chuỗi cửa hàng, bạn nên áp dụng 7 mẫu báo cáo không thể thiếu trong chuỗi bán lẻ để nắm toàn diện tình hình kinh doanh.

3.3. File quản lý xuất nhập kho 

Quản lý xuất nhập kho là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. File Excel quản lý xuất nhập kho cần cung cấp những dữ liệu sau:

• Ngày/tháng/ năm phát sinh giao dịch
• Chứng từ giao dịch
• Mã hàng hóa, tên hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Ghi chú

3.4. File quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng là một phần không thể thiếu trong mỗi hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đối với những chủ shop muốn thu hút và giữ chân khách hàng. File quản lý khách hàng giúp bạn lưu trữ thông tin khách hàng.

Những dữ liệu cần có trong file quản lý khách hàng:

• Tên khách hàng
• Mã khách hàng
• Số điện thoại
• Địa chỉ
• Email (nếu cần)
• Số lần mua lại sản phẩm

3.5. File quản lý công nợ

Quản lý công nợ là một phần không thể thiếu trong quá trình vận hành kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là đối với các chủ shop. 

Loại 1: File quản lý công nợ phải thu và phải trả

File quản lý công nợ phải thu và phải trả giúp chủ shop theo dõi tiền nợ từ khách hàng và số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp. 

Những mục cần có trong file quản lý công nợ phải thu và phải trả:

• Mã khách hàng / nhà cung cấp
• Tên đầy đủ của khách hàng và nhà cung cấp
• Phân loại khách hàng và nhà cung cấp
• Số liệu bao gồm 2 cột phải thu và phải trả
• Địa chỉ
• Số điện thoại

Ngoài ra, một số file công nợ phải trả và phải thu có thể chi tiết hơn với các thông tin về thời gian thu, trả:

• Thời gian thu vào đầu kỳ và cuối kỳ: Giúp theo dõi rõ ràng công nợ trong mỗi kỳ.

Loại 2: File quản lý công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn

File quản lý công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn là dạng file quản lý công nợ có tính thời điểm. 

Các mục cần có trong file quản lý công nợ phát sinh, đến hạn và quá hạn:

• Mã sản phẩm
• Nhân viên bán hàng
• Doanh số bán hàng trong tháng
• Thu tiền
• Mục tiêu
• Tỷ lệ hoàn thành

Loại 3: File báo cáo tình hình mua hàng hóa và cung cấp hàng hóa của khách hàng và nhà cung cấp

File này giúp theo dõi tình hình công nợ giữa khách hàng và nhà cung cấp. 

Các thông tin cần có trong file báo cáo này:

• Ngày nhận
• Mã khách hàng
• Tên khách hàng
• Nhân viên
• Số tiền
• Hình thức thanh toán
• Nợ còn lại

Mặc dù các mẫu báo cáo Excel có thể hữu ích nhưng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh như Omnichannel Nhanh.vn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời đồng bộ dữ liệu và tạo báo cáo tự động mà không gây ra sai sót.

3.6. File Excel quản lý đơn hàng

Các mục cần điền trong File Excel quản lý đơn hàng bao gồm:

• Mã đơn hàng
• Ngày đặt hàng:
• Tên khách hàng
• Số điện thoại
• Sản phẩm
• Số lượng
• Tổng tiền (VND)
• Trạng thái đơn
• Ghi chú: Các ghi chú đặc biệt về đơn hàng, chẳng hạn như yêu cầu giao hàng đặc biệt, thông tin về phương thức thanh toán, hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình giao dịch.

Nếu bạn cần thêm mẫu file hỗ trợ thủ công, hãy tham khảo 7 mẫu Excel quản lý bán hàng mỹ phẩm hiệu quả để linh hoạt áp dụng theo ngành hàng.

3.7. File Excel quản lý bán hàng theo ngày/tháng

File quản lý doanh thu theo ngày/tháng là một công cụ hữu ích để theo dõi và quản lý tình hình bán hàng hàng ngày.

Những thông tin cần có trong file quản lý doanh thu:

• Ngày bán: Để ghi lại ngày diễn ra giao dịch.
• Tên sản phẩm: Liệt kê sản phẩm được bán.
• Số lượng bán: Ghi lại số lượng sản phẩm bán được trong ngày.
• Đơn giá: Giá của mỗi sản phẩm.
• Thành tiền: Tổng số tiền từ việc bán sản phẩm (đơn giá x số lượng).
• Ghi chú: Thông tin bổ sung, như khuyến mãi, yêu cầu đặc biệt của khách hàng, hoặc các vấn đề trong giao dịch.

3.8. File Excel quản lý bán hàng theo mã sản phẩm

File Excel quản lý bán hàng theo mã sản phẩm là một công cụ cực kỳ hữu ích, đặc biệt khi cửa hàng của bạn có nhiều sản phẩm và phiên bản khác nhau như size, màu sắc, chất liệu. 

Cấu trúc của file Excel quản lý bán hàng theo mã sản phẩm:

File này sẽ bao gồm các cột thông tin như sau:

• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Size
• Màu sắc
• Giá bán
• Số lượng bán
• Thành tiền
• Ghi chú

3.9. File Excel quản lý bán hàng theo nhân viên

File Excel quản lý bán hàng theo nhân viên là công cụ tuyệt vời để theo dõi và đánh giá hiệu suất bán hàng của từng nhân viên. 

Cấu trúc của file Excel quản lý bán hàng theo nhân viên:

• Ngày: Ghi lại ngày bán hàng.
• Tên nhân viên: Để phân biệt đơn hàng của các nhân viên khác nhau.
• Mã đơn: Mã đơn hàng để theo dõi từng giao dịch.
• Tên sản phẩm: Tên chi tiết sản phẩm bán ra.
• Số lượng bán: Số lượng sản phẩm được bán trong mỗi đơn hàng.
• Đơn giá: Giá bán của mỗi sản phẩm.
• Tổng tiền: Tổng số tiền của mỗi đơn hàng.
• Trạng thái đơn: Ghi nhận tình trạng đơn hàng (Đã hoàn thành, Đang xử lý, Đã hủy).
• Ghi chú: Thông tin bổ sung như khuyến mãi, thanh toán qua các kênh khác nhau.

4. Hướng dẫn tạo báo cáo bán hàng đa kênh bằng phần mềm

• Bước 1: Kết nối các kênh bán hàng

Để tạo báo cáo bán hàng đa kênh bằng phần mềm, bước đầu tiên là kết nối các kênh bán hàng của bạn như Shopee, Lazada, Facebook, hoặc Website với phần mềm quản lý.

• Bước 2: Đồng bộ dữ liệu

Phần mềm sẽ tự động đồng bộ dữ liệu từ các kênh bán hàng vào hệ thống của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức so với việc nhập liệu thủ công.

• Bước 3: Tạo báo cáo tự động

Sau khi đồng bộ dữ liệu, bạn có thể tạo báo cáo bán hàng đa kênh tự động chỉ với một vài cú click chuột. Các báo cáo này có thể được xuất ra dưới dạng bảng hoặc biểu đồ trực quan, giúp bạn dễ dàng phân tích và ra quyết định.

• Bước 4: Tùy chỉnh báo cáo

Phần mềm cũng cho phép bạn tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu riêng, ví dụ như chọn kênh bán hàng, thời gian và các chỉ số bạn muốn theo dõi.

Nhanh.vn cung cấp cho người dùng hệ thống báo cáo theo thời gian thực tại thời điểm truy cập và thao tác. Nhằm giúp các doanh nghiệp kiểm soát, theo dõi không chỉ về doanh thu, lợi nhuận, tồn kho,...mà còn về cả sản phẩm, khách hàng, kế toán,... người dùng không cần thực hiện thêm bất cứ thao tác tính toán nào.

Quản lý bằng Excel là bước khởi đầu tốt, nhưng để phát triển lâu dài, bạn hãy xem quản lý và bán hàng đa kênh từ A-Z để tối ưu vận hành.

Việc tạo báo cáo bán hàng đa kênh bằng phần mềm giúp bạn dễ dàng đồng bộ dữ liệu và đảm bảo tính chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý. Phần mềm Omnichannel của Nhanh.vn không đơn giản chỉ tự động tạo báo cáo mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình bán hàng, giúp bạn quản lý các kênh bán hàng một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

5. Lợi ích của việc sử dụng báo cáo bán hàng đa kênh

5.1. Tại sao báo cáo bán hàng đa kênh lại quan trọng?

Báo cáo bán hàng đa kênh giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hiệu quả bán hàng từ các kênh khác nhau. Khi bạn bán hàng qua nhiều kênh như website, các sàn TMĐT, hoặc mạng xã hội, báo cáo tổng hợp giúp bạn theo dõi từng chỉ số và tối ưu hóa chiến lược marketing, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

5.2. Lợi ích của việc sử dụng báo cáo bán hàng đa kênh

Sử dụng báo cáo bán hàng đa kênh mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:

• Dễ dàng theo dõi hiệu suất từng kênh: Báo cáo giúp bạn dễ dàng nhận ra kênh nào hoạt động tốt và kênh nào cần cải thiện, từ đó tối ưu hóa chiến lược bán hàng.
• Tối ưu hóa quy trình bán hàng: Nhờ việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, bạn có thể nhận diện được các xu hướng và mô hình tiêu thụ sản phẩm, giúp điều chỉnh chiến lược marketing và tồn kho hiệu quả hơn.
• Đưa ra quyết định chiến lược đúng đắn: Dữ liệu từ các báo cáo sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về việc đầu tư vào kênh nào, từ đó tối ưu hóa chi phí và tăng trưởng doanh thu.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Các báo cáo tổng hợp giúp bạn nắm bắt được tình hình tài chính, kiểm soát chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.

Nhờ vào việc sử dụng báo cáo bán hàng đa kênh, doanh nghiệp có thể đạt được sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh và gia tăng hiệu quả bán hàng.

6. Các vấn đề thường gặp khi làm báo cáo bán hàng đa kênh và cách khắc phục

Khi làm báo cáo bán hàng đa kênh, một số vấn đề phổ biến có thể xuất hiện và cần được giải quyết:

• Dữ liệu không đồng bộ: Khi dữ liệu từ các kênh bán hàng không được đồng bộ đúng cách, có thể gây ra sự sai lệch trong báo cáo. Để khắc phục, cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh như Nhanh.POS để đồng bộ dữ liệu tự động từ các nền tảng bán hàng.
• Khó khăn trong việc xử lý dữ liệu lớn: Các cửa hàng đa kênh thường gặp khó khăn trong việc xử lý dữ liệu bán hàng lớn từ nhiều nguồn khác nhau. Việc sử dụng phần mềm tích hợp với các sàn TMĐT giúp thu thập và tổng hợp dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
• Thiếu các chỉ số phân tích chi tiết: Đôi khi, báo cáo bán hàng không cung cấp các chỉ số chi tiết, như tỷ lệ chuyển đổi hay hiệu suất marketing trên từng kênh. Phần mềm như Nhanh.POS có thể giúp tạo ra các báo cáo chi tiết hơn, bao gồm các chỉ số quan trọng giúp phân tích hiệu quả từng kênh bán hàng.
• Phải nhập liệu thủ công: Nhập liệu thủ công có thể làm mất thời gian và dễ dẫn đến sai sót. Sử dụng phần mềm tự động giúp giảm thiểu sai sót và tăng tốc quá trình nhập liệu, đồng thời giúp báo cáo luôn chính xác và cập nhật.

Việc áp dụng giải pháp phần mềm sẽ giúp giải quyết những vấn đề này một cách hiệu quả, tối ưu hóa quá trình quản lý và báo cáo bán hàng đa kênh cho doanh nghiệp.

Tôi hiểu rằng việc quản lý bán hàng đa kênh có thể gặp không ít thử thách, đặc biệt là khi bạn không có một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ. Sử dụng báo cáo tổng hợp cho bán hàng đa kênh, từ Excel đến phần mềm chuyên dụng, sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và phân tích hiệu quả từ các kênh bán hàng. Hãy tận dụng những công cụ này để tối ưu hóa chiến lược bán hàng và đạt được kết quả bền vững. Đừng ngần ngại thử ngay để cảm nhận sự khác biệt.