Mẫu file Excel quản lý đơn hàng dễ dàng & hiệu quả năm 2025

2. Mẫu file Excel quản lý đơn hàng dễ dàng năm 2025

Quản lý đơn hàng bằng Excel là một giải pháp đơn giản và hiệu quả cho các doanh nghiệp nhỏ, giúp theo dõi và kiểm soát đơn hàng mà không cần đầu tư vào phần mềm phức tạp. 

2.1. File quản lý trạng thái đơn hàng bằng excel

File quản lý trạng thái đơn hàng giúp bạn theo dõi tình trạng của các đơn hàng từ lúc nhận hàng đến khi giao hàng thành công. Bạn có thể dễ dàng phân loại các đơn hàng theo trạng thái như: 

• Tình trạng xác nhận đơn hàng
• Giao hàng và vận chuyển: Đã nhận, Đang giao, Hoàn thành hoặc Bị hủy
• Quá trình thanh toán 

Các thông tin cần có trong file:

• Tên các sản phẩm 
• Mã vận đơn sản phẩm
• Đơn vị tính
• Trạng thái đơn hàng 
• Thông tin khách hàng 
• Thông tin của người bán hàng ( nếu có) 

Nhờ vào file quản lý trạng thái, bạn có thể nắm bắt được tình trạng đơn hàng mọi lúc, từ đó giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quá trình xử lý.

2.2. File excel quản lý trình trạng đơn hàng phát sinh

Đối với các đơn hàng phát sinh, bạn cần một file để theo dõi chi tiết hơn về các thay đổi trong quá trình giao nhận. Mẫu file này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi các đơn hàng mới phát sinh và ghi nhận các thay đổi hoặc yêu cầu đặc biệt từ khách hàng.

Các thông tin cần có trong file:

• Ngày tháng phát sinh đơn đặt hàng 
• Trạng thái của đơn hàng 
• Thông tin chi tiết về khách hàng (tên, số điện thoại, địa chỉ)
• Thông tin về số lượng hàng hóa đã đặt 
• Giá sản phẩm 
• Thông tin đơn vị giao hàng 

Những thông tin trên là những thông tin cơ bản cần thiết trong file, tuy nhiên tùy theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp mà bạn có thể bổ sung, thay đổi thông tin sao cho hợp lý và thuận tiện cho việc theo dõi tình trạng đơn hàng. 

Việc theo dõi tình trạng đơn hàng phát sinh sẽ giúp bạn xử lý các tình huống kịp thời và có biện pháp đối phó với các đơn hàng không như mong muốn.

✅ Nâng cấp từ Excel lên phần mềm chỉ từ 5K/ngày
Quản lý đơn hàng bằng Excel dễ sai sót khi bán nhiều đơn, nhiều kênh. Với phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn, bạn có thể:

• Tự động theo dõi đơn, tồn kho, doanh thu, báo cáo chi tiết
• Đồng bộ đa kênh Shopee, Facebook, Website

👉 Dùng thử miễn phí - không cần cài đặt, không lo mất dữ liệu.

2.3. File excel báo cáo đơn hàng

Để có cái nhìn tổng thể về doanh thu và tình trạng các đơn hàng, mẫu file báo cáo đơn hàng là công cụ không thể thiếu. File excel báo cáo đơn hàng giúp tổng hợp tất cả đơn hàng trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó đưa ra các báo cáo chi tiết về số lượng đơn hàng, giá trị từng đơn, cũng như tỷ lệ đơn hàng thành công và hủy bỏ.

Các thông tin cơ bản cần có trong file: 

• Ngày tháng tạo đơn hàng 
• Doanh số bán hàng 
• Số lượng đơn hàng 
• Nhân viên phụ trách đơn hàng
• Doanh số của nhân viên phụ trách bán hàng 

Ngoài sử dụng báo cáo file excel để báo cáo đơn hàng, doanh nghiệp có thể báo cáo bằng hình thức mô hình biểu đồ tròn hoặc cột để dễ dàng nắm bắt thông tin và so sánh. 

Báo cáo đơn hàng giúp bạn nhận biết được các xu hướng bán hàng và đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng.

2.4. File Excel quản lý bán hàng và công nợ

File quản lý bán hàng và công nợ tích hợp chức năng quản lý công nợ cùng với quản lý đơn hàng. Bạn có thể theo dõi các khoản phải thu và phải trả từ khách hàng, qua đó đảm bảo tài chính doanh nghiệp luôn trong tầm kiểm soát.

Các thông tin cần có trong file:

• Doanh thu
• Số lượng nhập hàng
• Số lượng xuất hàng
• Số lượng tồn kho 
• Công nợ của khách hàng và nhà cung cấp

File này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý các khoản công nợ và đảm bảo thu hồi tiền từ khách hàng đúng hạn.

Nếu bạn đang bán hàng trên nhiều kênh và muốn đồng bộ hóa quy trình, hãy tham khảo bài viết quản lý đơn hàng đa kênh và cách vận hành hiệu quả.

2.5. File Excel quản lý thu chi

Để theo dõi tình hình tài chính và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, mẫu file Excel quản lý thu chi là một công cụ cực kỳ hữu ích giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được doanh thu, chi phí phát sinh từ hoạt động bán hàng.

Các thông tin cần có trong file:

• Ngày
• Mã giao dịch
• Mô tả giao dịch
• Loại giao dịch: Thu hoặc chi 
• Thu nhập
• Chi phí
• Số dư

Việc sử dụng file này giúp đảm bảo doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát dòng tiền hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt tài chính.

2.6. File Excel dự báo lãi lỗ trong doanh nghiệp

Mẫu file Excel dự báo lãi lỗ là một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp dự đoán khả năng sinh lời từ các hoạt động kinh doanh trong tương lai. File này giúp theo dõi và đánh giá doanh thu, chi phí và lợi nhuận dự tính, từ đó đưa ra các quyết định tài chính chính xác.

Các thông tin cần có trong file:

• Cột doanh thu
• Cột giá vốn hàng bán
• Cột lợi nhuận gộp
• Cột chi phí hoạt động
• Cột lợi nhuận hoạt động
• Cột chi phí tài chính
• Cột lợi nhuận trước thuế
• Cột chi phí thuế
• Cột lợi nhuận sau thuế

Mẫu file này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tài chính và kiểm soát rủi ro trong việc phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường hay triển khai chiến lược marketing.

Để theo dõi và tổng hợp hiệu quả các đơn hàng, bạn có thể tham khảo cách tạo báo cáo tổng hợp đơn hàng theo ngày, kênh và nhân viên.

2.7. File Excel quản lý bán hàng theo sản phẩm

Để đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm, mẫu file Excel quản lý bán hàng theo sản phẩm là công cụ lý tưởng giúp phân tích doanh thu, lượng bán và lợi nhuận từ mỗi mặt hàng.

Các thông tin cần có trong file:

• Tên sản phẩm 
• Đơn vị tính 
• Số lượng 
• Giá nhập 
• Giá bán sỉ
• Giá bán lẻ
• Thành tiền

Mẫu quản lý bán hàng là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp

• Theo dõi hiệu suất bán hàng chi tiết theo từng sản phẩm
• Nhận diện sản phẩm bán chạy và những mặt hàng tiêu thụ chậm
• Hỗ trợ ra quyết định kịp thời trong sản xuất và kinh doanh
• Nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng tổng thể

Thông qua mẫu này, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận diện các sản phẩm bán chạy và không bán chạy, từ đó tối ưu hóa chiến lược nhập hàng và bán hàng.

Để quản lý thêm báo cáo doanh thu, bạn có thể tham khảo mẫu file Excel quản lý doanh thu trực quan, giúp báo cáo tổng hợp chuyên nghiệp hơn.

2.8. File Excel quản lý khách hàng

Mẫu file Excel quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp theo dõi thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng và các giao dịch với khách hàng. Đây là một công cụ quan trọng trong việc phát triển mối quan hệ với khách hàng và tối ưu hóa các chiến lược bán hàng.

Các thông tin cần có trong file:

• Họ và tên khách hàng
• Mã khách hàng (Nếu có)
• Số điện thoại của khách hàng
• Địa chỉ
• Email
• Lịch sử giao dịch

Với file này, doanh nghiệp có thể dễ dàng duy trì thông tin khách hàng, theo dõi nhu cầu của họ và phát triển chiến lược marketing cá nhân hóa.

2.9. File quản lý đơn hàng & tồn kho kết hợp

File quản lý đơn hàng & tồn kho kết hợp là công cụ lý tưởng để doanh nghiệp theo dõi tình trạng đơn hàng và kho hàng đồng thời giúp tăng cường sự chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý.

Các thông tin cần có trong file:

• Mã đơn hàng
• Tên sản phẩm
• Tồn đầu kỳ
• Nhập thêm
• Bán ra
• Tồn cuối

Việc tích hợp quản lý đơn hàng và kho hàng trong một file giúp doanh nghiệp theo dõi kịp thời các vấn đề liên quan đến tồn kho và đơn hàng, đảm bảo rằng không xảy ra tình trạng thiếu hàng hoặc quá tải kho.

Để kết hợp thống kê tồn kho với đơn hàng, bạn nên sử dụng file Excel tổng hợp xuất - nhập - tồn kho miễn phí, hiệu quả hỗ trợ báo cáo tổng quan về dữ liệu kho.

2.10. File quản lý đơn hàng theo nhân viên

Mẫu file quản lý đơn hàng theo nhân viên giúp các doanh nghiệp phân công, theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên trong việc xử lý và giao hàng các đơn hàng.

Các thông tin cần có trong file:

• Mã đơn hàng
• Tên khách hàng
• Tên nhân viên xử lý đơn hàng
• Ngày xử lý đơn hàng
• Trạng thái đơn hàng (đang xử lý, đã giao, bị hủy)
• Lý do hủy đơn (nếu có)

Mẫu file này giúp các quản lý theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên, đồng thời dễ dàng nhận diện các vấn đề và điểm cần cải thiện trong quy trình xử lý đơn hàng.

File Excel vẫn là công cụ đơn giản - dễ tiếp cận, nhưng khi đơn hàng nhiều lên, bạn sẽ gặp tình trạng: lỗi công thức, khó lọc dữ liệu, không đồng bộ đơn hàng theo kênh.  Nếu bạn muốn quản lý đơn hàng tự động, đồng bộ từ Shopee, Facebook, Website… và xem báo cáo theo thời gian thực, thì Nhanh.POS chính là lựa chọn nên trải nghiệm:

• Tự động cập nhật trạng thái đơn hàng
• Kết nối với vận chuyển, tồn kho, báo cáo lãi lỗ
• Quản lý khách - nhân viên - công nợ - thu chi trên cùng 1 nền tảng

3. Ưu, nhược điểm của quản lý đơn hàng Excel

Dù Excel là công cụ quen thuộc trong kinh doanh nhỏ và vừa, nhưng không phải lúc nào cũng là lựa chọn lâu dài. Việc hiểu rõ ưu và nhược điểm của quản lý đơn hàng bằng Excel sẽ giúp bạn đánh giá đúng thời điểm nên dùng hoặc chuyển sang phần mềm chuyên nghiệp.

Ưu điểm:

• Dễ sử dụng: Excel là công cụ quen thuộc và dễ sử dụng cho hầu hết mọi người.
• Chi phí thấp: Không cần đầu tư vào phần mềm đắt đỏ, chỉ cần sử dụng các mẫu file đơn giản.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Các file Excel có thể được thiết kế và điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
• Kiểm soát đơn hàng tốt: Excel giúp theo dõi được từng chi tiết của đơn hàng, từ khách hàng đến sản phẩm, giúp dễ dàng cập nhật và điều chỉnh.

Nhược điểm:

• Dễ gây sai sót: Việc nhập liệu thủ công có thể dẫn đến sai sót, đặc biệt khi số lượng đơn hàng tăng lên.
• Không tự động hóa: Excel không hỗ trợ tự động cập nhật các thông tin như tình trạng kho hàng hay thay đổi giá bán khi có sự điều chỉnh.
• Khó khăn khi mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, việc quản lý số liệu trong Excel có thể trở nên khó khăn, phức tạp và không hiệu quả.

Mặc dù Excel phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhưng khi quy mô lớn hơn thì việc sử dụng phần mềm chuyên nghiệp là lựa chọn cần thiết.

Nếu bạn muốn sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí để thay thế Excel, hãy tham khảo top 15 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí hiệu quả nhất để có thêm lựa chọn.

4. Công cụ khắc phục nhược điểm của quản lý đơn hàng bằng Excel

Để khắc phục các nhược điểm của việc quản lý đơn hàng bằng Excel, doanh nghiệp có thể cân nhắc các giải pháp công nghệ như:

• Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng: Phần mềm Nhanh.POS tự động hóa quy trình bán hàng, giúp giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu và quản lý đơn hàng. Phần mềm này có thể đồng bộ hóa với nhiều kênh bán hàng và giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng, theo dõi đơn hàng một cách chính xác.

• Tích hợp phần mềm kế toán: Tích hợp phần mềm kế toán với các file Excel sẽ giúp quản lý tài chính, doanh thu, chi phí và lợi nhuận một cách tự động, dễ dàng theo dõi và báo cáo.
• Sử dụng phần mềm dự báo: Một phần mềm dự báo có thể giúp doanh nghiệp dự đoán nhu cầu hàng hóa, lượng tồn kho và nhu cầu cung ứng, giúp giảm thiểu tình trạng hết hàng hoặc thừa hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quy trình và gia tăng hiệu quả công việc.

Dùng thử miễn phí Nhanh.Pos tại đây

Mẫu file Excel quản lý đơn hàng là một công cụ tiện lợi cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý đơn hàng. Tuy nhiên, khi quy mô doanh nghiệp lớn hơn và nhu cầu tăng cao, việc chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong việc giảm thiểu sai sót, tăng cường tính tự động và tối ưu hóa quy trình vận hành