Quản lý hàng hóa bằng mã vạch: Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót

Khi dữ liệu không chính xác, mọi quyết định kinh doanh đều trở nên rủi ro. Có nhiều doanh nghiệp đã gặp trường hợp chỉ mất vài phần trăm hàng hóa mỗi tháng nhưng lại thiệt hại hàng trăm triệu đồng mỗi năm. Chính vì vậy, việc áp dụng cách quản lý hàng hóa bằng mã vạch là bước quan trọng để giảm sai sót, tăng tốc độ vận hành và đảm bảo tính minh bạch trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

1. Quản lý hàng hóa: Bài toán “đau đầu” của mọi doanh nghiệp

Trong kinh doanh, quản lý hàng hóa luôn là một trong những vấn đề khiến nhiều chủ cửa hàng “đau đầu” nhất. Bởi chỉ cần một sai sót nhỏ trong khâu nhập hàng, dán tem hay kiểm kê cũng có thể dẫn đến thất thoát, lệch tồn kho hoặc tính sai giá bán. Đặc biệt khi quy mô cửa hàng mở rộng, số lượng sản phẩm đa dạng, việc quản lý thủ công gần như không thể đáp ứng. Vì vậy, để quản lý hàng hóa chính xác, hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu các nguyên nhân làm việc quản lý hàng hóa trở nên khó khăn. 

1.1. Nguyên nhân bên trong

Có rất nhiều nguyên nhân khiến tình trạng thất thoát và sai lệch trong quản lý hàng hóa diễn ra ngay từ bên trong nội bộ:

• Kiểm kê hàng hóa không chính xác: Nhiều cửa hàng chỉ kiểm kho định kỳ vài tháng một lần, dẫn đến số liệu tồn kho thực tế không khớp với sổ sách hoặc hệ thống. Khi đó, chủ cửa hàng rất khó nắm được sản phẩm nào đang thiếu, sản phẩm nào đang tồn quá lâu.
• Dán nhầm mã vạch hoặc sai giá: Việc nhân viên in tem sai mã hoặc dán nhầm giá là lỗi phổ biến trong bán lẻ. Điều này khiến khách hàng tính tiền sai hoặc hàng hóa bị xếp nhầm nhóm sản phẩm, dẫn đến sai sót trong doanh thu.
• Sắp xếp hàng hóa thiếu khoa học: Hàng không được phân loại theo danh mục, thương hiệu hoặc khu vực khiến quá trình tìm kiếm, lấy hàng mất nhiều thời gian. Khi cần kiểm kê, nhân viên khó xác định được vị trí chính xác của từng mặt hàng.
• Kiểm soát quy trình lỏng lẻo: Nhiều cửa hàng chưa có quy trình rõ ràng cho các bước nhập - xuất - hoàn hàng. Việc này khiến dữ liệu không được cập nhật kịp thời, dễ phát sinh thất thoát mà không thể xác định nguyên nhân cụ thể.
• Nhân viên gian lận trong các chương trình khuyến mãi: Một số trường hợp nhân viên lợi dụng chương trình giảm giá, đổi quà để ghi sai số lượng hàng khuyến mãi, hoặc nhập hàng không đúng quy định, gây thiệt hại trực tiếp cho doanh nghiệp.

1.2. Nguyên nhân bên ngoài

Bên cạnh các yếu tố nội bộ, các nguyên nhân từ bên ngoài cũng góp phần làm tăng nguy cơ sai lệch trong quá trình quản lý hàng hóa:

• Khách hàng không trung thực: Một số khách có thể lợi dụng lúc cửa hàng đông để lén lấy hàng nhỏ, dễ cất giấu trong túi xách. Đây là vấn đề phổ biến với các mặt hàng có kích thước nhỏ như mỹ phẩm, phụ kiện, đồ ăn vặt...
• Khách sử dụng sản phẩm trước khi thanh toán: Trong các cửa hàng tiện lợi hoặc siêu thị mini, khách hàng đôi khi mở và sử dụng ngay sản phẩm ăn liền mà chưa qua quầy tính tiền, gây khó khăn trong việc kiểm soát.
• Đổi tem, đổi mã vạch để gian lận giá: Một số khách hàng tinh vi còn đổi mã vạch hoặc tem giá giữa các sản phẩm có giá khác nhau để được thanh toán với mức giá rẻ hơn. Nếu không có hệ thống quét và đối chiếu mã chính xác, cửa hàng sẽ rất khó phát hiện.

Những sai sót kể trên tuy nhỏ nhưng lại gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu và uy tín của doanh nghiệp. Dữ liệu sai dẫn đến quyết định nhập hàng sai, tồn kho ảo khiến vốn bị chôn, còn thất thoát lại trực tiếp làm giảm lợi nhuận. 

Đó chính là lý do tại sao các doanh nghiệp cần tìm cách quản lý hàng hóa bằng mã vạch - một giải pháp giúp tự động hóa quy trình, kiểm soát tồn kho chính xác theo thời gian thực và hạn chế tối đa sai sót từ con người.

Để quản lý hàng hóa hiệu quả hơn, bạn cần hiểu rõ quy trình quản lý kho cho cửa hàng bán lẻ giúp tối ưu vận hành và giảm rủi ro thất thoát.

Tránh việc sắp xếp hàng hóa lên kệ hàng thiếu khoa học khiến cho nhân viên khó tìm hàng trong kho với giải pháp quản lý bán hàng Nhanh.vn. Giải pháp sở hữu tính năng quản lý vị trí sản phẩm với hệ thống quét mã vạch tiện lợi. 

2. Lợi ích khi sử dụng mã vạch trong quản lý hàng hóa

Khi nói đến cách quản lý hàng hóa bằng mã vạch, nhiều người thường chỉ nghĩ đơn giản rằng đó là việc “quét để tính tiền nhanh hơn”. Nhưng thực tế, mã vạch mang lại nhiều lợi ích hơn thế, nó giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời sản phẩm, từ nhập hàng, lưu kho, đến bán ra.  

2.1. Tính tiền, bán hàng nhanh, không để khách hàng phải đợi

Khi áp dụng cách quản lý hàng hóa bằng mã vạch, toàn bộ quy trình bán hàng trở nên cực kỳ nhanh chóng. Chỉ cần quét một lần, phần mềm đã nhận diện chính xác sản phẩm trong chưa tới 1 giây.

• Nhân viên không còn phải nhớ mã hàng hay gõ thủ công.
• Mọi thông tin về tên sản phẩm, giá bán, khuyến mãi đều hiển thị tức thì.
• Khách hàng không phải xếp hàng lâu, trải nghiệm thanh toán nhanh gọn và chuyên nghiệp hơn.

Việc này không chỉ giúp giảm sai sót khi tính tiền mà còn xây dựng hình ảnh cửa hàng hiện đại, đáng tin cậy trong mắt người mua.

2.2. Giảm nhầm lẫn, nâng cao độ chính xác

Trong thực tế, nhiều cửa hàng gặp khó khi có những sản phẩm gần giống nhau về bao bì, màu sắc hoặc kích cỡ. Nếu quản lý thủ công, nhân viên dễ tính sai giá. Khi sử dụng mã vạch, mỗi sản phẩm được định danh bằng một mã duy nhất, đảm bảo nhận diện chính xác tuyệt đối.

Lợi ích rõ ràng:

• Không còn nhầm mã hàng, nhầm giá.
• Hóa đơn được xử lý chính xác 100%.
• Dữ liệu bán hàng và tồn kho được cập nhật đồng bộ trên hệ thống.

2.3. Đơn giản hóa quy trình quản lý hàng hóa

Mã vạch không chỉ dùng ở quầy thanh toán. Doanh nghiệp có thể ứng dụng trong nhiều khâu vận hành khác nhau:

• Nhập hàng: Quét mã để ghi nhận nhanh số lượng, giá nhập, nhà cung cấp.
• Chuyển kho: Theo dõi chính xác hàng di chuyển giữa các chi nhánh.
• Kiểm kê: Quét để đối chiếu nhanh giữa tồn thực tế và tồn hệ thống.
• Xác định vị trí kệ hàng: Quét mã sản phẩm để nhân viên dễ tìm kiếm vị trí ở kệ hàng nào.  

Nhờ vậy, quá trình quản lý hàng hóa trở nên thống nhất, tự động và dễ theo dõi. Chủ cửa hàng có thể kiểm tra tình hình tồn kho, biến động hàng hóa chỉ với vài thao tác trên phần mềm – không cần phụ thuộc vào ghi chép thủ công của nhân viên.

2.4. Quản lý tồn kho nhanh - chính xác - tự động

Một trong những ưu điểm nổi bật nhất của quản lý hàng hóa bằng mã vạch là khả năng tự động cập nhật số lượng và giá trị hàng tồn kho sau mỗi giao dịch.

• Mỗi khi hàng bán ra, hệ thống trừ tồn ngay lập tức.
• Khi nhập kho, phần mềm tự cộng tồn và tính lại giá trị hàng hóa.
• Chủ cửa hàng dễ dàng xem báo cáo tồn kho, doanh thu và lợi nhuận theo thời gian thực.

Không cần phải lo lắng về việc nhầm lẫn số hàng tồn trong kho khi có đơn hàng bán ra với giải pháp quản lý bán hàng Nhanh.vn. Phần mềm sở hữu tính năng đồng bộ sản phẩm, đơn hàng, tồn kho giữa các cửa hàng, sàn TMĐT và luôn tự động trừ tồn kho ngay lập tức khi có đơn hàng. 

2.5. Tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành

Nhờ tự động hóa các bước nhập - xuất - bán hàng - kiểm kho, cửa hàng có thể tiết kiệm đáng kể chi phí nhân sự và thời gian vận hành. Đồng thời, giảm thiểu rủi ro thất thoát và giúp nhân viên tập trung hơn vào chăm sóc khách hàng thay vì xử lý thủ công.

3. Mã vạch được sử dụng trong quản lý bán hàng thế nào?

Trong các nghiệp vụ kinh doanh, mã vạch thường được ứng dụng ở các khâu nhập hàng, xuất kho, kiểm kho, bán hàng. Vậy cụ thể, mã vạch được ứng dụng trong những khâu này như thế nào? 

3.1. Quy trình nhập kho bằng mã vạch 

Khi hàng hóa được nhập về kho, nhân viên chỉ cần dùng máy quét mã vạch để ghi nhận thông tin sản phẩm thay vì nhập tay từng dòng dữ liệu như trước.

• Mỗi lần quét, hệ thống sẽ tự động ghi nhận mã sản phẩm, ngày sản xuất, hạn sử dụng, nhà cung cấp và số lượng.
• Dữ liệu này lập tức được cập nhật lên phần mềm quản lý kho, tạo phiếu nhập và đồng bộ với hệ thống bán hàng.
• Điều này giúp giảm tối đa sai sót khi nhập hàng và tiết kiệm đáng kể thời gian thao tác.

Lợi ích thực tế:

• Tốc độ nhập hàng tăng gấp 3- 5 lần.
• Dữ liệu được đồng bộ ngay lập tức, không cần nhập lại.
• Tạo được phiếu nhập kho tự động, lưu lịch sử rõ ràng cho từng lô hàng.

Một bước căn bản để quản lý hàng hóa bằng mã vạch chính là biết cách tạo mã vạch, hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết cách tạo mã vạch cho sản phẩm từ A đến Z để chuẩn bị dữ liệu sản phẩm chính xác.

3.2. Quy trình xuất kho bằng mã vạch

Trong khâu xuất kho, mã vạch đóng vai trò then chốt giúp đảm bảo tính chính xác và kiểm soát chặt chẽ từng lô hàng. Khi có đơn đặt hàng hoặc yêu cầu xuất kho, nhân viên chỉ cần tạo phiếu xuất kho trên hệ thống, sau đó sử dụng máy quét mã vạch để xác nhận từng sản phẩm sẽ được xuất đi.

Mỗi lần quét, hệ thống sẽ tự động ghi nhận toàn bộ thông tin liên quan như: Mã sản phẩm, số lượng, ngày xuất, người phụ trách, mã đơn hàng và đơn vị nhận hàng. Những dữ liệu này được cập nhật đồng thời vào phần mềm quản lý kho, giúp quy trình diễn ra hoàn toàn tự động và minh bạch.

Tiếp đó, hệ thống sẽ kiểm tra lượng tồn kho hiện tại để đảm bảo số lượng đủ đáp ứng đơn hàng. Nếu hợp lệ, phần mềm sẽ tự động giảm số lượng tồn kho, đồng thời tạo bản ghi xuất kho và đồng bộ dữ liệu đến các bộ phận liên quan như vận chuyển hoặc kế toán.

Quy trình này giúp ngăn ngừa tình trạng xuất thừa, xuất thiếu hoặc trùng sản phẩm, đặc biệt hiệu quả với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc kho hàng. Bên cạnh đó, toàn bộ lịch sử xuất nhập kho được lưu trữ chi tiết, hỗ trợ nhà quản lý dễ dàng truy xuất thông tin khi cần đối soát hoặc báo cáo.

3.3. Quy trình kiểm kho bằng mã vạch 

Kiểm kho định kỳ là khâu quan trọng để đảm bảo dữ liệu tồn kho trùng khớp với thực tế. Với mã vạch, quá trình này trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

• Nhân viên chỉ cần dùng máy quét để rà toàn bộ sản phẩm trong kho.
• Hệ thống tự động đối chiếu số lượng thực tế với dữ liệu phần mềm.
• Nếu phát hiện sai lệch, hệ thống sẽ tạo báo cáo chi tiết để quản lý kiểm tra ngay.

Thay vì mất hàng giờ ghi chép và nhập lại, toàn bộ quá trình giờ chỉ mất vài phút quét mã. Nhờ vậy, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm nhân lực mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quản lý hàng tồn kho.

Lợi ích thực tế:

• Kiểm kê nhanh gấp nhiều lần so với cách thủ công.
• Hệ thống báo cáo tự động giúp phát hiện sai lệch kịp thời.
• Dữ liệu tồn kho minh bạch, dễ truy xuất, nâng cao độ tin cậy.

Để nắm rõ các bước và phương pháp kiểm kê chuyên nghiệp, bạn có thể tìm hiểu hướng dẫn chi tiết về kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả dành cho các chủ shop. Hãy áp dụng phương pháp kiểm kê thích hợp với ngành hàng của bạn để tránh thất thoát hàng hóa.

Xem thêm: Thao tác kiểm kho với sự hỗ trợ của máy quét trên phần mềm Nhanh.vn

3.4. Quy trình bán hàng bằng mã vạch

Mỗi lần quét, hệ thống sẽ tự động truy xuất dữ liệu bao gồm:

• Tên sản phẩm, mã SKU, giá bán
• Thông tin này được đồng bộ trực tiếp từ kho, đảm bảo luôn chính xác và cập nhật theo thời gian thực.

Nhờ đó, quy trình bán hàng trở nên nhanh - gọn - chính xác, đặc biệt trong giờ cao điểm. Khách hàng không phải chờ lâu khi thanh toán, nhân viên không cần nhập tay hoặc ghi nhớ từng mã hàng, giảm hoàn toàn nguy cơ tính sai giá.

4. Nhanh.vn - Phần mềm hỗ trợ quản lý hàng hóa bằng mã vạch tiện lợi

Sau khi đã hiểu rõ vai trò và quy trình ứng dụng mã vạch trong quản lý bán hàng, nhiều doanh nghiệp thường đặt câu hỏi: “Liệu có công cụ nào giúp tôi triển khai toàn bộ các quy trình đó một cách dễ dàng, đồng bộ và hiệu quả không?”

Câu trả lời chính là Nhanh.vn - Phần mềm quản lý hàng hóa bằng mã vạch. Phần mềm hỗ trợ người bán quản lý kiểm kho, quản lý vị trí sản phẩm và bán hàng bằng mã vạch một cách nhanh chóng và tiện lợi. 

4.1. Quét mã vạch trong quy trình kiểm kho - Giảm sai sót, tăng tốc độ

Khác với cách kiểm kho thủ công phải đếm và ghi chép bằng tay, Nhanh.vn cho phép nhân viên dùng máy quét mã vạch để thực hiện kiểm kho nhanh chóng, chính xác và hoàn toàn tự động.

Cách thực hiện rất đơn giản:

• Phân chia khu vực kiểm kho cho từng nhóm nhân viên.
• Quét mã vạch sản phẩm bằng thiết bị cầm tay.
• Mỗi lần quét, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng thực tế vào cột “Thực tế” trên giao diện phần mềm.
• Sau khi hoàn tất, nhân viên chỉ cần ghép các phiếu kiểm kho để đối chiếu với dữ liệu hệ thống, dễ dàng phát hiện sản phẩm nào còn thiếu hoặc chưa được kiểm.

Nhờ tính năng này, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể sai sót khi kiểm kê, đồng thời rút ngắn thời gian kiểm kho từ vài ngày xuống chỉ còn vài giờ, điều gần như không thể nếu vẫn làm thủ công.

4.2. Quét mã vạch trong sắp xếp và quản lý vị trí sản phẩm - Khoa học, rõ ràng, chính xác

Ngoài kiểm kho, Nhanh.vn còn có tính năng “Vị trí sản phẩm trong kho”. Đây là tính năng cực kỳ hữu ích giúp doanh nghiệp sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và dễ truy xuất.

Khi có hàng mới nhập, nhân viên có thể thao tác trực tiếp trên app Nhanh.vn chỉ trong vài bước:

• Mở ứng dụng Nhanh.vn → chọn Vị trí sản phẩm trong kho.
• Chọn Xếp sản phẩm vào vị trí.
• Quét mã vạch vị trí (mã này được in và dán sẵn ở từng khu vực trong kho).
• Quét mã vạch sản phẩm, nhập số lượng cần đặt và nhấn Lưu.
• Đặt sản phẩm vào đúng vị trí vừa ghi nhận.
• Ngay lập tức, hệ thống sẽ đồng bộ dữ liệu vị trí lên toàn bộ hệ thống Nhanh.vn.

Điều này giúp người quản lý nắm rõ vị trí từng mặt hàng trong kho mà không cần kiểm tra thủ công, còn nhân viên thì tìm hàng nhanh hơn gấp nhiều lần khi có yêu cầu xuất kho hoặc giao hàng.

Xem thêm: Tính năng quản lý sản phẩm trên phần mềm Nhanh.vn

4.3. Tính năng “Quét mã vạch - tìm hàng nhanh” cực kỳ tiện lợi

Một trong những tính năng nổi bật nữa ở phần mềm Nhanh.vn chính là “quét mã vạch lấy thông tin sản phẩm - tìm hàng nhanh”. Tại quầy bán hàng hoặc kho, nhân viên chỉ cần đưa máy quét hướng vào mã sản phẩm. Hệ thống sẽ ngay lập tức hiển thị tên sản phẩm, mã SKU, màu sắc, kích cỡ, giá bán và tự động tính tiền cho khách hàng rất nhanh chóng.

Thay vì phải mất vài phút để tra cứu thủ công, giờ đây chỉ 1 thao tác quét mã, bạn đã có toàn bộ thông tin cần thiết. Với các chuỗi cửa hàng có lượng hàng lớn, tính năng này giúp tiết kiệm hàng giờ mỗi ngày, đặc biệt khi xử lý hàng hoàn, kiểm kê định kỳ hoặc phục vụ khách hàng tại quầy.

Để phát triển hệ thống kinh doanh bài bản hơn, bạn có thể tìm hiểu thêm cách lập kế hoạch kinh doanh chi tiết dành cho người mới. Khi có kế hoạch kinh doanh bài bản ở tất cả các khâu, bạn sẽ hạn chế được phần nào rủi ro trong kinh doanh.

Có nhiều cửa hàng nhỏ trở nên chuyên nghiệp chỉ nhờ thay đổi cách quản lý hàng hóa bằng mã vạch. Khi mọi thứ được kiểm soát bằng công nghệ, nhân viên bớt áp lực, chủ doanh nghiệp bớt lo lắng. Một hệ thống rõ ràng, minh bạch chính là nền móng cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp bạn.