[Tải Ngay] Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70

Biên bản thay thế hóa đơn là chứng từ quan trọng dùng để điều chỉnh các lỗi sai sót phát sinh trong quá trình phát hành hóa đơn. Cùng Nhanh.vn tìm hiểu mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70 cũng như các quy định cần tuân thủ khi lập biên bản trong bài viết dưới đây.

1. Biên bản thay thế hóa đơn điện tử là gì?

Biên bản thay thế hóa đơn điện tử còn được gọi là biên bản thỏa thuận được lập khi hai bên mua và bên bán phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có lỗi sai và cần xử lý bằng phương án xuất hóa đơn thay thế. Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử là tài liệu bắt buộc để ghi nhận sự đồng thuận của cả hai bên về việc hóa đơn cũ có lỗi và thống nhất thông tin cần điều chỉnh.

Trong biên bản thay thế hóa đơn điện tử, các nội dung sai phải được nêu rõ ràng: sai mã số thuế của khách hàng, sai mô tả hàng hóa, sai giá trị tiền, sai số lượng, thuế suất,... Những nội dung này sẽ là cơ sở pháp lý để lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ theo đúng quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Lập mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử là căn cứ đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hợp lệ của hồ sơ kế toán - thuế. 

Xem thêm: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử [Cập nhật mới nhất]

2. Khi nào cần phải lập mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử

Căn cứ điểm b, khoản 2 Điều 19 Nghị định 123 (sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70), pháp luật quy định rất cụ thể về các trường hợp cần lập biên bản thỏa thuận để thay thế hóa đơn điện tử đã phát hành.

Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót (bao gồm cả hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã đã gửi cho cơ quan thuế), người bán phải xử lý theo từng trường hợp:

Trường hợp không cần lập hóa đơn mới: Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ của người mua, nhưng không sai các nội dung khác thì:

• Người bán thông báo cho người mua biết hóa đơn có sai thông tin, không cần lập hóa đơn thay thế hay hóa đơn điều chỉnh.
• Người bán chỉ cần gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế để ghi nhận hóa đơn sai.

Trường hợp sai sót phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử

Theo quy định tại điểm b, những lỗi liên quan đến mã số thuế, số tiền, tiền thuế, thông tin hàng hóa dịch vụ thì người bán được phép chọn một trong hai cách xử lý:

• (1) Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng ghi chú: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• (2) Lập mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử: Hóa đơn thay thế phải thể hiện: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử, người bán phải ký số rồi gửi cho người mua (đối với hóa đơn không có mã), hoặc gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua (đối với hóa đơn có mã).

Trường hợp lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong tháng

Nếu trong cùng một tháng, người bán phát hành nhiều hóa đơn sai giống nhau cho cùng một khách hàng (ví dụ: sai cùng thông tin thuế suất, sai tên hàng hóa...), người bán được phép:

Lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung cho tất cả các hóa đơn sai, có kèm theo bảng kê chi tiết theo Mẫu 01/BK-ĐCTT ghi rõ danh sách các hóa đơn sai.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên phát sinh hóa đơn sai sót hoặc chưa tự tin khi xử lý thay thế hóa đơn, Ecomtax sẵn sàng hỗ trợ tư vấn miễn phí để đảm bảo tuân thủ đúng quy định thuế.

3. Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025

Các bạn có thể tham khảo mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 tại đây

Xem ngay: Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế: Khác nhau ở điểm nào?

4. Cách ghi nội dung biên bản thay thế hóa đơn điện tử

Khi doanh nghiệp ghi nội dung mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử, cần lưu ý 5 vấn đề quan trọng:

• Ngày lập biên bản: Ghi thời điểm hai bên xác nhận sai sót và lập biên bản. Thông thường, ngày này trùng hoặc sát với ngày xuất hóa đơn thay thế để đảm bảo tính liên tục về thủ tục.
• Thông tin của hai bên tham gia (Bên bán và bên mua): Trong phần này cần ghi đầy đủ: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế kèm theo thông tin người đại diện ký biên bản (Họ và tên, chức vụ). Bạn có thể bổ sung số điện thoại hoặc email nếu muốn thuận tiện cho việc liên hệ và đối chiếu sau này.
• Thông tin của hóa đơn bị sai (hóa đơn cần thay thế): Ghi rõ các dữ liệu nhận diện hóa đơn gốc, gồm: Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mã cơ quan thuế (áp dụng với hóa đơn có mã)
• Mô tả sai sót và nội dung đúng, thể hiện rõ ràng lý do thay thế và các thông tin cụ thể bị sai: 
  • Lý do thay thế hóa đơn: Ví dụ sai thông tin không liên quan đến tiền: “Hóa đơn ghi sai mã số thuế và địa chỉ người mua.” Sai thông tin về giá trị hàng hóa: “Ghi sai số lượng, đơn giá và thành tiền của mặt hàng [tên hàng].”
  • Nội dung sai trên hóa đơn gốc: Liệt kê đúng theo hóa đơn đã phát hành: Ví dụ: “Địa chỉ của bên mua ghi là [địa chỉ cũ].” “Số lượng của mặt hàng A ghi là [số lượng cũ], đơn giá ghi là [đơn giá cũ].”
  • Nội dung đúng theo thực tế: Những thông tin sẽ xuất hiện trên hóa đơn thay thế: Ví dụ: “Địa chỉ đúng của bên mua là [địa chỉ mới].” “Số lượng của mặt hàng A đúng là [số lượng mới]; đơn giá đúng là [đơn giá mới].”
• Thỏa thuận lập hóa đơn thay thế
  • Hai bên thống nhất hủy bỏ hóa đơn có sai sót theo quy định.
  • Bên bán sẽ phát hành hóa đơn mới (ghi đầy đủ Số, Ký hiệu, Ngày lập) để thay thế cho hóa đơn bị sai.
  • Các bên cam kết kê khai thuế dựa trên hóa đơn thay thế nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.

Đọc thêm: Điều chỉnh hóa đơn điện tử khi có sai sót: Hướng dẫn chi tiết

5. Những lưu ý cần đảm bảo khi lập biên bản thay thế hóa đơn

Khi lập mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử, chúng ta cần chú ý một số lưu ý để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro trong quá trình kê khai, sử dụng hóa đơn:

• Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử phải có sự tham gia và đồng thuận của cả hai bên: Biên bản thay thế chỉ hợp pháp khi bên bán và bên mua cùng thống nhất nội dung, ký tên và chịu trách nhiệm về thông tin ghi trên biên bản.
• Nội dung sai sót phải mô tả cụ thể: Ghi đúng bản chất sai sót, thông tin sai và thông tin đúng.
• Biên bản chỉ áp dụng trong trường hợp lập hóa đơn thay thế: Nếu hóa đơn chỉ sai các thông tin không ảnh hưởng đến tiền và không thuộc trường hợp buộc phải thay thế, người mua có thể điều chỉnh thay vì lập hóa đơn mới. Ngược lại, nếu sai liên quan đến số tiền, thuế suất, tên hàng hóa thì bắt buộc dùng mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử.
• Phải ghi đầy đủ thông tin hóa đơn gốc cần thay thế: Ngày lập, số hóa đơn, ký hiệu, mã CQT cấp (đối với hóa đơn có mã) để tránh nhầm lẫn.
• Thời điểm lập biên bản phải trước hoặc trùng thời điểm lập hóa đơn thay thế: Tránh trường hợp lập biên bản sau nhiều ngày, cơ quan thuế sẽ đặt câu hỏi hoặc yêu cầu giải trình.
• Hai bên cần lưu biên bản đầy đủ để chứng minh tính hợp lệ, phục vụ thanh tra, kiểm toán sau này.
• Hóa đơn cũ phải được đánh dấu “đã được thay thế” trên hệ thống: Khi phát hành hóa đơn thay thế, hệ thống hóa đơn điện tử cần thể hiện rõ liên kết để chứng minh hóa đơn cũ không còn giá trị sử dụng.
• Nội dung trên mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử phải phù hợp với hóa đơn thay thế. Nếu sai lệch thì biên bản mất hiệu lực.
• Biên bản cần đảm bảo định dạng theo quy định: Hình thức biên bản không bắt buộc theo mẫu cố định, nhưng cần đầy đủ các nội dung tối thiểu theo Nghị định 70.

Lập mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70 là phương án hỗ trợ doanh nghiệp xử lý sai sót nhanh, chuẩn pháp lý. Hy vọng những hướng dẫn và lưu ý trong bài mà Nhanh.vn tổng hợp sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, biết cách ghi nội dung chính xác và dễ dàng áp dụng vào thực tế.

EcomTax thuộc hệ sinh thái Nhanh.vn, mang đến bộ giải pháp toàn diện từ thuế, kế toán, hóa đơn điện tử đến vận hành kho - hỗ trợ doanh nghiệp quản lý minh bạch, tiết kiệm thời gian và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.