Tích hợp đơn hàng TikTok Shop: Cách xử lý tự động không sót đơn

TikTok Shop đang là kênh bán hàng bùng nổ, nhưng khối lượng đơn hàng lớn dễ khiến chủ shop gặp khó khăn khi xử lý thủ công. Để giải quyết triệt để, bạn cần tích hợp đơn hàng TikTok Shop vào phần mềm quản lý. Giải pháp này không đơn giản chỉ loại bỏ rủi ro sót đơn mà còn mang lại sự chuyên nghiệp và hiệu quả vượt trội.

1. Tại sao cần tích hợp đơn hàng TikTok Shop?

TikTok Shop đang trở thành kênh bán hàng tiềm năng cho nhiều thương hiệu, đặc biệt là các shop thời trang, mỹ phẩm và phụ kiện. Tuy nhiên, khi lượng đơn hàng tăng nhanh, việc xử lý thủ công lại khiến không ít nhà bán gặp khó khăn trong khâu vận hành.

Thực tế cho thấy, nhiều chủ shop phải liên tục kiểm tra app TikTok Shop, chụp màn hình đơn, rồi chuyển sang Excel hoặc phần mềm khác để xử lý - một quy trình tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Không đồng bộ dữ liệu giữa các kênh khiến chủ shop khó kiểm soát tồn kho, dễ sót đơn, nhầm đơn, hoặc giao hàng trễ hẹn cho khách.

Tích hợp đơn hàng TikTok Shop vào một hệ thống quản lý bán hàng tập trung giúp giải quyết triệt để các vấn đề trên. Nhờ tích hợp, toàn bộ đơn từ TikTok sẽ tự động đổ về hệ thống, giúp đồng bộ tồn kho, đơn hàng và thông tin khách nhanh chóng, không cần thao tác thủ công.

Bên cạnh việc tiết kiệm thời gian và công sức, tích hợp đơn hàng còn giúp bạn sẵn sàng triển khai báo cáo doanh thu theo từng kênh, từ đó đưa ra chiến lược marketing và sản xuất phù hợp. Đây chính là nền tảng để mở rộng quy mô và kiểm soát chi phí hiệu quả.

2. Những khó khăn thường gặp khi chưa có tích hợp tự động

Trước khi có hệ thống tích hợp đơn hàng TikTok Shop, hầu hết các shop đều vận hành thủ công - nghĩa là mỗi đơn chốt được đều phải tự vào TikTok để kiểm tra, ghi tay thông tin, rồi cập nhật lên phần mềm quản lý riêng (nếu có) hoặc file Excel. Nghe thì đơn giản, nhưng khi số lượng đơn hàng tăng lên từng ngày, sẽ gặp phải nhiều rắc rối.

• Dễ bỏ sót đơn, xử lý chậm

Trong các đợt khuyến mãi hoặc livestream cao điểm, lượng đơn từ TikTok có thể đổ về liên tục. Nếu không có hệ thống tích hợp đơn hàng TikTok, việc kiểm tra và cập nhật đơn bị trễ sẽ dẫn đến bỏ sót hoặc giao nhầm đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và điểm đánh giá shop.

• Quản lý tồn kho thiếu chính xác

Trong các đợt khuyến mãi hoặc livestream cao điểm, lượng đơn từ TikTok có thể đổ về liên tục. Nếu không có hệ thống tích hợp đơn hàng TikTok, kiểm tra và cập nhật đơn bị trễ sẽ dẫn đến bỏ sót hoặc giao nhầm đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và điểm đánh giá shop.

• Tốn nhân sự, tốn thời gian xử lý

Tôi từng làm việc với một shop mỹ phẩm có hơn 200 đơn/ngày từ TikTok. Vì không có tích hợp đơn hàng TikTok Shop, họ phải dùng 3 bạn nhân sự chỉ để lọc, tổng hợp và đối chiếu đơn thủ công. Chưa kể những lỗi sai nhỏ như ghi nhầm địa chỉ hay thiếu mã sản phẩm xảy ra liên tục, kéo theo khiếu nại và đổi trả - tốn thêm chi phí không cần thiết.

• Không có dữ liệu để đánh giá hiệu quả bán hàng

Khi đơn không đổ về một hệ thống trung tâm, chủ shop sẽ rất khó để nắm được tổng doanh thu theo kênh, theo ngày, theo sản phẩm hay theo từng chiến dịch. Không có số liệu, đồng nghĩa với việc ra quyết định kinh doanh sẽ dựa vào cảm tính – điều rất nguy hiểm khi bạn muốn tăng trưởng bền vững.

Chưa tích hợp đơn hàng TikTok khiến quy trình vận hành trở nên nặng nề và dễ gặp sai sót. Nếu bạn đang kinh doanh nghiêm túc trên nền tảng này thì nên chuyển đổi sang vận hành tự động để tối ưu hiệu suất, giữ chân khách hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh trong dài hạn.

Bên cạnh quy trình tích hợp, bạn nên tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý đơn hàng TikTok Shop chính xác, hiệu quả để chọn giải pháp phù hợp cho quy mô và nhu cầu kinh doanh của mình.

Không còn mất đơn, xử lý rối rắm hay phải kiểm tra thủ công mỗi ngày. Nhanh.POS giúp bạn:

• Đồng bộ đơn TikTok Shop theo thời gian thực
• Giao hàng, đổi trả, đối soát trên cùng 1 nền tảng
• Kết nối thêm nhiều sàn TMĐT khác chỉ trong vài cú click

3. Cách tích hợp đơn hàng TikTok Shop tự động bằng phần mềm Nhanh.vn

Đồng bộ đơn hàng từ TikTok Shop về Nhanh để xử lý tập trung tại 1 nơi, gồm 4 bước: 

• Bước 1: Tải đơn hàng từ TikTok Shop về Nhanh
• Bước 2: Xử lý đơn hàng TikTok Shop
• Bước 3: Theo dõi cập nhật trạng thái đơn hàng
• Bước 4: Đối soát đơn hàng TikTok Shop

Bước 1: Tải đơn hàng từ TikTok Shop về Nhanh

• Bước 1.1: Bạn truy cập module Đơn hàng - chọn Sàn TMĐT - chọn TikTok.com 
• Bước 1.2: Click nút Tải đơn hàng, hệ thống hiện popup cho bạn lựa chọn. Bạn chọn gian cần tải nếu có nhiều hơn 1 gian và thời gian tải đơn

• Bước 1.3: Click Tải dữ liệu để tải đơn hàng về. Hệ thống sẽ trả kết quả như sau:
  • [Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn TiTok] _ tải về thành công: Đơn hàng được tải về thành công.
  • [Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn TikTok] _ Sản phẩm [Tên sản phẩm trên sàn] chưa được tải về Nhanh: Đơn hàng tải thất bại do sản phẩm trên sàn chưa được tải về Nhanh.
  • [Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn TikTok] _ Sản phẩm [Tên sản phẩm trên sàn] chưa được ghép nối: Đơn hàng tải thất bại do sản phẩm trên sàn đã được tải về Nhanh nhưng chưa được ghép nối.

Khi bị báo lỗi sản phẩm chưa tải về hoặc chưa được ghép nối, bạn cần kiểm tra lại danh sách sản phẩm đồng bộ Shop.

Bước 2: Xử lý đơn hàng TikTok Shop

Khi khách đặt hàng trên TikTok Shop, nếu đơn hàng khách chọn thanh toán trước tại mục chưa thanh toán: Hiển thị tất cả các đơn đã đặt nhưng chưa thanh toán KH sẽ nhận được thông báo hoàn tất thanh toán sau 15 phút và 16 giờ kể từ khi đặt hàng Đơn hàng tự động bị hủy nếu KH không thanh toán sau 48h. KH sẽ nhận được thông báo trong ứng dụng sau khi đơn đặt hàng bị hủy. Trạng thái trên Nhanh lúc này sẽ là Mới

• Bước 2.1: Báo sắp xếp vận chuyển

Tại mục Đang chờ vận chuyển trên TikTok bạn ấn Sắp xếp vận chuyển sẽ có 2 hình thức Lấy hàng và Gửi hàng Đơn hàng nào chưa báo Sắp xếp vận chuyển, thì tải về Nhanh nó sẽ ở trạng thái Đã xác nhận.

Lưu ý

• Doanh nghiệp bấm Sắp xếp vận chuyển, đơn hàng trên Nhanh cập nhật trạng thái Đã xác nhận
• Doanh nghiệp in phiếu gửi trên Nhanh, đơn hàng sẽ tự động đổi trạng thái sang Đang đóng gói
• Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tính năng Đóng gói, đơn hàng sẽ tiếp tục được chuyển sang trạng thái Đã đóng gói
• Sau khi bưu tá đến lấy hàng, các đơn sẽ được cập nhật sang trạng thái Đang chuyển như hiện tại.
• Trong trường hợp không muốn kiểm kho các đơn Đã đóng gói, doanh nghiệp có thể tự đổi trạng thái các đơn Đã đóng gói sang trạng thái Chờ thu gom.

Bước 2.2: In phiếu gửi

Bạn ấn in danh sách lấy hàng trên TikTok Shop

Quá trình xử lý đơn cần chính xác và đúng quy trình để không bỏ sót đơn. Hãy tham khảo chi tiết quy trình chuẩn trong bài Cách xử lý đơn TikTok Shop hiệu quả - không sót đơn để triển khai dễ dàng hơn.

Bước 3: Theo dõi cập nhật trạng thái đơn hàng

Đơn hàng TikTok Shop đồng bộ về Nhanh sẽ được tự động cập nhật trạng thái đơn theo thông tin đơn hàng trên Shop (Mới, Đã xác nhận, Huỷ) còn các trạng thái khác Doanh nghiệp sẽ cần thao tác nhấn Tải đơn hàng để cập nhật trạng thái, do thông qua API Tiktok không tự động trả về toàn bộ các trạng thái đơn hàng.

• Hàng ngày khi bạn nhấn Tải đơn hàng, hệ thống cũng tự động cập nhật trạng thái cho những đơn hàng đã tải về trước đó.
• Với đơn chuyển hoàn: Sau khi doanh nghiệp nhận được hàng chuyển hoàn, cần vào Danh sách đơn hàng TikTok và đổi trạng thái đơn hàng đó sang trạng thái Đã hoàn hoặc thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao Nhận HVC hoàn về để ghi nhận hàng đã về shop.

Bảng trạng thái đơn hàng TikTok sang Nhanh.vn

Bước 4: Đối soát đơn hàng TikTok Shop

Đơn hàng trên sàn dù khách thanh toán trước hay không thì tiền COD đều do sàn đối soát thanh toán cho nhà bán hàng. Tức là khách hàng thanh toán tiền sẽ chuyển vào tài khoản của Shop, sau khi đơn hàng thành công và khách hàng không có khiếu nại gì, sàn mới tiến hành đối soát và thanh toán cho nhà bán hàng vào ví trên Shop.

Bạn cần theo dõi các khoản tiền sàn trả về ví trên sàn để kiểm tra đối soát đơn hàng chính xác nhất.

4. Lợi ích khi xử lý tự động thay vì thủ công

Trong quá trình kinh doanh, việc quản lý đơn hàng và tồn kho hiệu quả không chỉ giúp giảm tải áp lực vận hành hằng ngày mà còn đóng vai trò như một nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng dài hạn. Một hệ thống quản lý tốt sẽ đảm bảo mọi khâu được vận hành trơn tru và minh bạch:

• Xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác: Tránh tình trạng sót đơn, giao nhầm hoặc chậm trễ, từ đó duy trì sự hài lòng của khách hàng.
• Đồng bộ tồn kho đa kênh: Dữ liệu sản phẩm được cập nhật đồng thời trên cửa hàng offline, website, Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook... giúp chủ shop nắm bắt tồn kho real-time và hạn chế sai lệch.
• Tối ưu chi phí nhân sự và giảm sai sót: Khi nhiều quy trình được tự động hóa, doanh nghiệp không cần tốn quá nhiều nhân lực để nhập liệu thủ công, đồng thời hạn chế rủi ro phát sinh.
• Báo cáo chi tiết, trực quan: Số liệu doanh thu, sản phẩm bán chạy, tỷ lệ hoàn hủy đơn… được thể hiện rõ ràng, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định kịp thời và chính xác hơn.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Quá trình mua – nhận hàng diễn ra mượt mà sẽ giúp gia tăng sự tin tưởng, từ đó tỷ lệ khách quay lại cũng cao hơn.

Nhờ những lợi ích này, doanh nghiệp không đơn giản chỉ tiết kiệm chi phí vận hành mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường và tạo ra nền tảng bền vững cho các chiến lược mở rộng trong tương lai.

Không chỉ xử lý đơn TikTok Shop, phần mềm Nhanh.vn còn giúp bạn theo dõi, đối soát và gom đơn từ mọi kênh bán - tất cả trên một hệ thống. Đã đến lúc tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro cho shop của bạn!

5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

5.1. Tích hợp đơn hàng TikTok có áp dụng cho tất cả ngành hàng không?

Có. Dù bạn bán thời trang, mỹ phẩm, phụ kiện hay đồ gia dụng, thì việc tích hợp vẫn mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt với những ngành có lượng đơn lớn hoặc livestream liên tục, tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và tránh bỏ sót đơn.

5.2. Có cần kỹ thuật viên hỗ trợ khi tích hợp không?

Không nhất thiết. Phần lớn hệ thống tích hợp hiện nay đều có giao diện dễ sử dụng, hướng dẫn chi tiết, giúp người không rành kỹ thuật vẫn thao tác được. Tuy nhiên, nếu cần xử lý các tình huống đặc biệt (như đồng bộ nhiều kho, ghép mã vận đơn theo logic riêng), bạn vẫn nên nhờ đội kỹ thuật hỗ trợ để tối ưu hóa quy trình.

5.3. Tích hợp đơn hàng có mất phí không?

Tùy thuộc vào phần mềm bạn chọn. Một số nền tảng cung cấp miễn phí tích hợp cơ bản, một số khác tính phí theo gói dịch vụ. Với Nhanh.vn, tích hợp TikTok Shop đã được bao gồm sẵn trong gói quản lý bán hàng online, giúp bạn sử dụng trọn bộ công cụ mà không phát sinh chi phí không cần thiết.

5.4. Sau khi tích hợp, tôi có thể xử lý đơn TikTok cùng lúc với các kênh khác không?

Hoàn toàn có thể. 

Mục tiêu của tích hợp là giúp bạn quản lý tất cả đơn hàng đa kênh tại một nơi, không chỉ TikTok Shop mà còn Facebook, Shopee, Lazada, Zalo, cửa hàng offline… Từ đó, bạn dễ dàng theo dõi doanh số tổng thể và tối ưu hiệu suất vận hành.

Quản lý đơn hàng TikTok Shop không còn là gánh nặng nếu bạn biết tận dụng tích hợp tự động. Tôi khẳng định, đây là giải pháp thiết yếu để giảm sai sót, tối ưu vận hành và tăng lợi nhuận. Khi mọi đơn đều được xử lý chính xác, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung xây dựng thương hiệu và mở rộng kinh doanh.