Tích hợp trong phần mềm bán hàng là gì? Có cần thiết không?

Bạn đang mất thời gian vì phải xử lý thủ công từ đơn hàng đến giao hàng? Tích hợp trong phần mềm bán hàng giúp đồng bộ toàn bộ quy trình, giảm sai sót và tối ưu tốc độ xử lý cho doanh nghiệp.

1. Tích hợp trong phần mềm bán hàng là gì?

Tích hợp trong phần mềm bán hàng là quá trình kết nối các hệ thống phần mềm khác nhau để làm việc cùng nhau một cách mượt mà. Mục tiêu là để dữ liệu và thông tin từ các nguồn khác nhau có thể trao đổi, đồng bộ hóa và tự động hóa trong quy trình kinh doanh, từ đó tối ưu hóa hiệu quả quản lý và vận hành doanh nghiệp.

Tích hợp giúp các phần mềm bán hàng kết nối với các hệ thống như kho hàng, thanh toán, vận chuyển, marketing và CRM, tạo ra một hệ sinh thái đồng bộ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sự phụ thuộc vào các tác vụ thủ công, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian.

2. Lợi ích khi tích hợp trong phần mềm bán hàng

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của thị trường, việc tối ưu hóa quy trình vận hành đóng vai trò then chốt để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động. 

Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là tích hợp phần mềm bán hàng với các hệ thống quản lý khác, nhằm đồng bộ dữ liệu, tự động hóa quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Tự động hóa nhiều công đoạn từ việc quản lý kho, thanh toán đến việc theo dõi đơn hàng, giảm thiểu sự can thiệp thủ công.
• Đảm bảo tính chính xác và đồng bộ hóa dữ liệu: Khi dữ liệu được chia sẻ và đồng bộ hóa giữa các hệ thống giúp giảm thiểu sai sót, đặc biệt là khi có sự thay đổi về số lượng sản phẩm, giá bán, hay trạng thái đơn hàng.
• Tăng cường trải nghiệm khách hàng: Với việc tích hợp, doanh nghiệp có thể cung cấp các dịch vụ nhanh chóng, chính xác hơn, chẳng hạn như thông báo trạng thái đơn hàng ngay lập tức hoặc xử lý yêu cầu khách hàng hiệu quả hơn.
• Dễ dàng mở rộng và phát triển: Khi có sự tích hợp, doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm các công cụ hoặc hệ thống mới vào phần mềm bán hàng, giúp mở rộng quy mô kinh doanh mà không gặp phải sự phức tạp.

Tích hợp phần mềm bán hàng không đơn giản chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót mà còn tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô, nâng cao trải nghiệm khách hàng, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và duy trì lợi thế cạnh tranh lâu dài.

Một trong những lợi ích nổi bật của việc tích hợp trong phần mềm bán hàng là khả năng cung cấp trải nghiệm cá nhân hóa thông qua các chương trình tích điểm khách hàng. Bạn có thể tham khảo các phần mềm tích điểm phổ biến để hiểu rõ hơn cơ chế này.

3. Tích hợp trong phần mềm bán hàng có cần thiết cho doanh nghiệp không?

Tích hợp trong phần mềm bán hàng rất cần thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động trên nhiều kênh bán hàng khác nhau. Với việc sử dụng các phần mềm và công cụ riêng biệt cho từng kênh, tích hợp giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động liên quan đến bán hàng, thanh toán, kho, vận chuyển đều được kết nối và đồng bộ hóa một cách liền mạch.

Việc không tích hợp có thể dẫn đến các vấn đề như:

• Dữ liệu bị lỗi hoặc không đồng bộ: Các hệ thống không chia sẻ thông tin với nhau sẽ dễ gây ra sai sót về tồn kho, đơn hàng hoặc giá cả.
• Tốn thời gian và công sức: Doanh nghiệp sẽ phải nhập liệu thủ công và kiểm tra thường xuyên các thông tin từ các kênh bán hàng, gây mất thời gian và hiệu quả công việc.
• Khó khăn trong việc mở rộng quy mô: Khi doanh nghiệp mở rộng và thêm các kênh bán hàng mới, việc không tích hợp sẽ gặp phải khó khăn trong quản lý và theo dõi hoạt động.

Khi các hệ thống được tích hợp chặt chẽ trong phần mềm bán hàng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát mọi quy trình từ bán hàng, kho vận đến thanh toán chỉ trên một nền tảng. 

4. Các loại tích hợp phổ biến trong phần mềm bán hàng

4.1. Tích hợp với sàn thương mại điện tử

Tích hợp với các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, hay TikTok Shop là một trong những tính năng quan trọng giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa đơn hàng và quản lý sản phẩm trên nhiều kênh bán hàng:

• Đồng bộ hóa đơn hàng và trạng thái kho: Khi có đơn hàng mới từ các sàn thương mại điện tử, phần mềm bán hàng sẽ tự động cập nhật thông tin vào hệ thống giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian nhập liệu.
• Quản lý hàng tồn kho dễ dàng hơn: Dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn kho của tất cả các kênh trên một nền tảng duy nhất.
• Tăng hiệu quả bán hàng: Doanh nghiệp có thể nhanh chóng tiếp cận lượng khách hàng lớn từ các sàn thương mại điện tử mà không cần phải quản lý riêng biệt từng kênh.

Với tích hợp trên sàn thương mại điện tử, doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình quản lý mà còn mở rộng cơ hội tiếp cận khách hàng, tối ưu hiệu suất bán hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường đa kênh.

Việc đồng bộ dữ liệu từ nhiều kênh bán hàng như Shopee, Lazada hay website là một yêu cầu rất phổ biến hiện nay. Để biết cách thực hiện hiệu quả, bạn có thể xem thêm bài viết về cách tích hợp các kênh bán hàng phổ biến.

4.2. Tích hợp với mạng xã hội

Ngày nay, mạng xã hội trở thành công cụ bán hàng quan trọng. Phần mềm bán hàng tích hợp với các nền tảng như Facebook, Instagram, Zalo giúp doanh nghiệp:

• Kết nối Fanpage bán hàng trên Facebook: Giúp quản lý comment, inbox tập trung, ẩn số điện thoại
• Quản lý đơn hàng từ mạng xã hội: Khi khách hàng đặt hàng qua các kênh này, phần mềm bán hàng sẽ tự động đồng bộ đơn hàng và thông tin khách hàng vào hệ thống quản lý.
• Tăng cường chiến lược marketing: Các dữ liệu từ mạng xã hội giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi khách hàng, từ đó điều chỉnh chiến lược marketing sao cho phù hợp.
• Tự động hóa chăm sóc khách hàng: Với tích hợp chatbot trên mạng xã hội, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ khách hàng 24/7, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ nhanh chóng.

Việc tích hợp với mạng xã hội, doanh nghiệp dễ dàng quản lý tập trung, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả bán hàng, tối ưu chiến lược marketing nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

4.3. Tích hợp với cổng thanh toán

Tích hợp với cổng thanh toán như MoMo, ZaloPay, PayPal hoặc VNPay giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quá trình thanh toán, giảm thiểu các lỗi phát sinh và tăng sự tiện lợi cho khách hàng:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Khi tích hợp cổng thanh toán vào phần mềm bán hàng, các giao dịch sẽ được tự động xử lý mà không cần phải can thiệp thủ công.
• Tính bảo mật cao: Cổng thanh toán giúp bảo vệ thông tin tài chính của khách hàng, giảm thiểu rủi ro về gian lận và giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định bảo mật.
• Đa dạng hình thức thanh toán: Việc tích hợp nhiều cổng thanh toán khác nhau giúp khách hàng có thêm sự lựa chọn, từ đó tăng khả năng hoàn tất giao dịch.

Tối ưu hóa quy trình giao dịch giúp doanh nghiệp nâng cao tính an toàn, mang lại sự linh hoạt trong phương thức thanh toán và cải thiện đáng kể trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

4.4. Tích hợp với phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý tài chính doanh nghiệp. Tích hợp phần mềm bán hàng với phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp dễ dàng đồng bộ các dữ liệu liên quan đến doanh thu, chi phí và lợi nhuận:

• Quản lý tài chính chính xác: Phần mềm kế toán sẽ tự động ghi nhận doanh thu từ các giao dịch bán hàng, giúp giảm thiểu sai sót trong việc tính toán tài chính.
• Dễ dàng theo dõi báo cáo tài chính: Doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo ra các báo cáo tài chính để theo dõi hiệu quả kinh doanh mà không cần phải nhập liệu thủ công.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc tích hợp này giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc nhập liệu nhiều lần và tiết kiệm chi phí cho các nhân viên kế toán.

Kết nối với phần mềm kế toán chính là giải pháp giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận hành và hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời.

4.5. Tích hợp với đơn vị vận chuyển

Phần mềm bán hàng cũng có thể tích hợp với các đơn vị vận chuyển như ViettelPost, Giao Hàng Nhanh (GHN) hoặc J&T Express để tối ưu quy trình giao hàng. Việc tích hợp với các đơn vị vận chuyển mang lại những lợi ích sau:

• Tự động cập nhật tình trạng đơn hàng: Khi tích hợp với các đơn vị vận chuyển, phần mềm bán hàng sẽ tự động cập nhật trạng thái giao hàng giúp doanh nghiệp và khách hàng theo dõi tiến trình giao hàng dễ dàng hơn.
• Tính toán phí vận chuyển chính xác: Khi đồng bộ với đơn vị vận chuyển, phần mềm giúp tự động tính toán phí vận chuyển cho từng đơn hàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Khách hàng có thể nhận được thông tin chi tiết về đơn hàng và thời gian giao hàng qua email hoặc SMS, giúp tăng sự hài lòng và độ tin cậy của khách hàng.

Khi tích hợp, doanh nghiệp dễ dàng nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót, mang đến trải nghiệm giao hàng nhanh chóng, minh bạch và chuyên nghiệp, góp phần gia tăng sự hài lòng cũng như lòng trung thành của khách hàng.

Khi lựa chọn phần mềm bán hàng, hãy ưu tiên những sản phẩm tích hợp đủ các tính năng và chức năng cơ bản. Nếu thiếu những tính năng này thì không nên chọn mua. Bạn có thể tham khảo chi tiết tại bài viết những chức năng cần có của phần mềm bán hàng.

Để bán hàng đa kênh hiệu quả, bạn cần một phần mềm tích hợp đồng bộ tất cả các nền tảng - từ kênh bán hàng, vận chuyển, thanh toán đến kế toán. Với Omnichannel của Nhanh.vn, bạn có thể:

• Kết nối trực tiếp với Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook, Website…
• Đồng bộ tồn kho - đơn hàng - trạng thái giao hàng theo thời gian thực
• Tích hợp thanh toán online, hóa đơn điện tử, vận chuyển

5. Rủi ro khi không tích hợp hệ thống

Không tích hợp hệ thống trong phần mềm bán hàng có thể gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hiệu suất và tính chính xác trong quá trình quản lý. Các rủi ro này bao gồm:

• Lỗi dữ liệu: Nếu các hệ thống không được tích hợp, thông tin từ các bộ phận khác nhau có thể không đồng bộ, dẫn đến sai lệch trong số liệu, gây khó khăn trong việc đưa ra quyết định chính xác.
• Mất thời gian: Quá trình nhập liệu thủ công giữa các hệ thống khác nhau không đơn giản chỉ mất thời gian mà còn có thể gây lỗi, đặc biệt khi các bộ phận phải cập nhật nhiều lần.
• Chi phí cao: Duy trì và quản lý các hệ thống tách rời có thể khiến doanh nghiệp phải chi trả cho nhiều dịch vụ khác nhau, gây ra chi phí không cần thiết.
• Khó khăn trong phân tích dữ liệu: Thiếu sự tích hợp sẽ làm cho việc phân tích dữ liệu gặp khó khăn, khiến doanh nghiệp khó theo dõi được các xu hướng bán hàng, hành vi của khách hàng và hiệu quả kinh doanh.

Tích hợp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu các rủi ro này, tạo điều kiện thuận lợi để tăng trưởng bền vững.

6. Doanh nghiệp nào nên phần mềm bán hàng có tính năng tích hợp?

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tích hợp tất cả các hệ thống ngay từ đầu. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp có yêu cầu quản lý bán hàng đa kênh và theo dõi nhiều loại dữ liệu, việc sử dụng phần mềm bán hàng có tính năng tích hợp là rất cần thiết. Những doanh nghiệp phù hợp bao gồm:

• Doanh nghiệp bán hàng đa kênh: Khi bạn bán trên nhiều nền tảng như Shopee, Lazada, Facebook, TikTok, tích hợp tất cả các kênh vào một phần mềm bán hàng sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi đơn hàng, cập nhật giá và quản lý kho hiệu quả.
• Doanh nghiệp có quy mô lớn: Với số lượng đơn hàng lớn, tích hợp với các hệ thống thanh toán, vận chuyển và kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình quản lý.
• Doanh nghiệp cần tối ưu hoá dữ liệu: Các doanh nghiệp có nhu cầu phân tích dữ liệu để cải thiện chiến lược marketing, tối ưu tồn kho hay quản lý tài chính nên sử dụng phần mềm tích hợp để dễ dàng truy xuất và sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn.
• Doanh nghiệp muốn giảm thiểu sai sót: Tự động hóa các quy trình và tích hợp với các phần mềm khác sẽ giảm thiểu lỗi nhập liệu và nâng cao tính chính xác của thông tin.

Phần mềm bán hàng tích hợp mang lại nhiều lợi ích về thời gian, chi phí và hiệu quả công việc giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng hơn và phát triển nhanh chóng.

Nếu bạn còn đang phân vân, tôi khuyên hãy bắt đầu từ việc tích hợp cơ bản như đơn hàng, tồn kho, vận chuyển. Tích hợp trong phần mềm bán hàng không đơn giản chỉ cần thiết mà còn là đòn bẩy để doanh nghiệp phát triển dài hạn.