Top 10 phần mềm quản lý bán hàng sách và văn phòng phẩm tốt nhất

Bạn đang kinh doanh cửa hàng sách, văn phòng phẩm và muốn tìm một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả và tiện lợi? Bạn muốn biết những phần mềm nào được đánh giá cao và uy tín trên thị trường hiện nay? Bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn top 10 phần mềm quản lý bán hàng nhà sách, văn phòng phẩm tốt nhất, cùng với những tính năng nổi bật và ưu điểm của từng phần mềm nhé!

Cũng giống như quản lý các cửa hàng bách hóa hay cửa hàng đồ điện gia dung, đối với việc quản lý cửa hàng sách có một số nghiệp vụ tương tự như quản lý số lượng sản phẩm, quản lý nhập-xuất-tồn, quản lý khách hàng... Tuy nhiên việc quản lý cửa hàng sách cũng có một số điểm khác biệt so với những cửa hàng khác, những nghiệp vụ liệt kê phía dưới sẽ giải thích lý do tại sao lại có sự khác biệt như vậy:

Nghiệp vụ quản lý khách hàng

• Số lượng khách hàng đã tới xem và mua các sản phẩm của cửa hàng theo những thông tin như: tên, số điện thoại, ngày sinh.
• Thiết lập thẻ thành viên đối với những khách hàng quen thuộc.
• Lập phiếu tích điểm ứng với từng đầu sách và từng khách hàng.

Nghiệp vụ quản lý nhân viên

• Phân quyền cho nhân viên theo cấp độ quản lý
• Quản lý lịch làm việc của nhân viên
• Quản lý điểm thưởng và bảng lương theo từng tháng 

Nghiệp vụ quản lý quy trình bán hàng

• Nhập thông tin hàng hóa bán ra
• Nhập điểm tích lũy cho khách hàng
• Quản lý số hàng bán được trong 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng
• Quản lý số lượng hàng hóa bị trả lại.
• Quản lý số tiền trả lại khách.
• Quản lý quy trình quét mã vạch của nhân viên.
• Báo lỗi khi có sai xót trong quá trình bán hàng.

Nghiệp vụ quản lý kho sách

• Quản lý số lượng sách còn lại trong kho theo đặc tính: đề mục, tên tác giả, giá cả, chất lượng, tình trạng sách.
• Thống kê số lượng sách đã bán.
• Thống kê những sách bạn chạy và số lượng còn lại trong kho
• Thống kê lượng hàng nhập vào kho từng thời kì.

Để tối ưu quy trình bán hàng và tồn kho, bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng nhà sách và văn phòng phẩm giúp quản lý hàng hóa, hóa đơn và doanh thu dễ dàng.

2. Những khó khăn khi quản lý cửa hàng sách, văn phòng phẩm

Quản lý một cửa hàng sách và văn phòng phẩm tưởng đơn giản, nhưng lại ẩn chứa rất nhiều vấn đề nếu không có hệ thống vận hành bài bản. Đặc biệt là khi số lượng đầu sách, dụng cụ học tập, đồ dùng văn phòng lên đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn mã sản phẩm khác nhau, việc kiểm soát thủ công sẽ nhanh chóng rơi vào tình trạng quá tải.

2.1 Khó kiểm soát tồn kho với hàng nghìn mã sản phẩm

Một cửa hàng sách - văn phòng phẩm trung bình có từ 2.000 đến 10.000 mã hàng, từ sách giáo khoa, sách tham khảo, sách truyện, đến bút viết, thước kẻ, sổ tay, bìa hồ sơ,... Nhiều mặt hàng có kích thước gần giống nhau, khác nhau ở vài chi tiết nhỏ như thương hiệu, mã vạch hay số trang. Việc kiểm kho thủ công bằng sổ hoặc Excel thường dẫn đến:

• Nhập nhầm - xuất thiếu
• Tồn kho ảo hoặc hàng “biến mất” khỏi sổ sách
• Không phát hiện kịp thời hàng tồn lâu, kém xoay vòng

Đặc biệt vào đầu năm học, tốc độ bán ra tăng đột biến khiến hàng loạt lỗi tồn kho diễn ra, ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc phục vụ khách hàng và uy tín cửa hàng.

2.2 Khó định giá chính xác từng sản phẩm

Nhiều chủ cửa hàng sử dụng cách định giá bằng trí nhớ, nhưng với số lượng lớn các mặt hàng và biến động giá nhập theo thời vụ, rất dễ xảy ra tình trạng:

• Bán lỗ vì không nhớ đúng giá nhập
• Nhầm lẫn giữa các mặt hàng có giá tương đương
• Khó kiểm soát chiết khấu theo từng nhóm khách (học sinh, giáo viên, khách buôn)

Một số cửa hàng đã áp dụng bảng giá in tay hoặc đánh mã riêng, nhưng điều này lại phát sinh thêm thời gian cập nhật và rủi ro sai sót.

2.3 Khó khăn trong việc quản lý nhân viên và phân quyền

Không ít cửa hàng có từ 3 - 5 nhân viên làm việc xoay ca. Tuy nhiên, việc kiểm soát thao tác bán hàng, nhập hàng, chỉnh sửa đơn, hay báo cáo tồn kho lại phụ thuộc vào... niềm tin. Thiếu công cụ phân quyền và theo dõi giao dịch chi tiết khiến các chủ cửa hàng:

• Không biết ai đã sửa giá bán hoặc hoàn hàng
• Không truy được lịch sử giao dịch khi xảy ra tranh chấp
• Khó đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân sự

Một vài chủ cửa hàng chia sẻ rằng, chỉ đến khi có thất thoát lớn, họ mới phát hiện lỗ hổng quản lý do không kiểm soát thao tác nhân viên theo ca.

2.4 Tốn thời gian khi tổng hợp báo cáo thủ công

Việc làm báo cáo doanh thu, lợi nhuận, tồn kho,... bằng Excel hay ghi chép tay không chỉ tốn thời gian mà còn dễ sai sót. Đặc biệt vào cuối tháng hoặc dịp kiểm kê, các cửa hàng phải ngồi cả buổi tối để cộng sổ, tra mã sản phẩm, dẫn đến:

• Mất nhiều giờ nhưng vẫn sai số
• Không có số liệu để so sánh hiệu quả giữa các tháng
• Không nắm được mặt hàng bán chạy để tái nhập đúng thời điểm

Khó khăn này ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định kinh doanh, nhập hàng, khuyến mãi hay xoay vốn.

2.5 Không theo dõi được lịch sử mua hàng của từng khách quen

Sách và văn phòng phẩm là ngành hàng có nhiều khách mua lặp lại: phụ huynh, học sinh, giáo viên, nhân viên văn phòng,... Nhưng nếu chỉ bán và thu tiền mà không lưu thông tin khách hàng, cửa hàng sẽ bỏ lỡ cơ hội:

• Gửi ưu đãi cá nhân hóa cho khách quen
• Đề xuất sản phẩm phù hợp theo lịch sử mua
• Gọi lại chăm sóc vào dịp khai giảng, cuối kỳ, sinh nhật,...

Việc không có hệ thống ghi nhận và phân loại khách hàng cũng khiến hiệu quả marketing giảm rõ rệt.

📚 Quản lý hàng trăm đầu sách, hàng ngàn món văn phòng phẩm không còn là nỗi lo
Phần mềm bán hàng Nhanh.vn giúp bạn:

• Quản lý tồn kho, mã hàng, số lượng theo từng đầu sách, mã vạch
• Tự động in hóa đơn, tính tiền nhanh tại quầy
• Báo cáo doanh thu - lãi lỗ rõ ràng từng mặt hàng

🔍 Phù hợp cho cả nhà sách lớn, cửa hàng nhỏ lẻ, chuỗi cửa hàng dụng cụ học sinh.

🎯 Trải nghiệm miễn phí trước khi quyết định

2.6 Khó mở rộng nếu chỉ quản lý thủ công

Một khi cửa hàng muốn mở thêm chi nhánh, bán thêm trên Shopee, Facebook, hoặc nhận đơn sỉ - thì quản lý thủ công không thể đáp ứng nổi. Các vấn đề thường gặp gồm:

• Không đồng bộ tồn kho giữa các kênh
• Không quản lý được giá sỉ - lẻ khác nhau
• Không phân quyền nhân viên theo từng chi nhánh

Thiếu công cụ kết nối sẽ khiến việc mở rộng mô hình trở thành gánh nặng thay vì cơ hội tăng trưởng.

Với hàng loạt khó khăn như trên, ngày càng nhiều chủ cửa hàng sách và văn phòng phẩm đã bắt đầu tìm đến các phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, phần mềm còn hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh - ngay cả khi chủ shop không có mặt tại cửa hàng.

Nếu bạn đang gặp một trong những vấn đề trên, hãy tiếp tục khám phá phần tiếp theo để tìm ra phần mềm phù hợp nhất với cửa hàng của mình.

Ngoài việc sử dụng phần mềm, áp dụng các kinh nghiệm kinh doanh văn phòng phẩm thu hút khách hàng sẽ giúp bạn tăng lượt khách ghé thăm và tối đa hóa doanh thu.

Nhanh.vn là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh với tiêu chí tiện lợi, tập trung và tiết kiệm được đánh giá là phần mềm hữu ích trong việc quản lý cửa hàng sách dành cho những cửa hàng có quy mô lớn hoặc nhiều chi nhánh với những ưu điểm sau:

• Việc nhập dữ liệu và phân loại theo tên sách, tiêu đề, thể loại, tác giả trở nên dễ dàng hơn với sự giúp đỡ của phần mềm Nhanh.vn. Công cụ này cho phép bạn lưu trữ thông tin không giới hạn, và cho phép nhập liệu import/ export bằng excel. Việc quản lý văn phòng phẩm tại cửa hàng sách cũng là một vấn đề khiến các chủ cửa hàng đau đầu vì có rất nhiều mặt hàng, chủng loại, mỗi mặt hàng lại có nhiều mẫu mã, màu sắc. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của Nhanh.vn, bạn có thể dễ dàng quản lý theo thuộc tính của sản phẩm, giúp dễ dàng tra cứu.
• Công cụ với giao diện thân thiện giúp các chủ kinh doanh quản lý kho khàng thông minh. Việc quản lý tài sản hàng hóa xuất-nhập-tồn rất quan trọng đối với cửa hàng sách. Vì những đơn hàng thường có lãi rất ít và chiết khấu cao, nếu không quản lý khoa học, cẩn thận thì chủ cửa hàng có thể không có lãi hoặc lỗ vốn. Chủ cửa hàng cần nắm được số lượng hàng nhập vào kho mỗi lần, số lượng hàng bán ra, mặt hàng nào còn tồn, mặt hàng nào đã hết. Để từ đó nắm bắt được thị hiếu, nhu cầu của khách hàng và có quyết định nhập thêm hoặc dừng lại việc nhập mặt hàng nào, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình kinh doanh của cửa hàng. Việc quản lý kho cũng dễ dàng hơn nhiều bởi Nhanh.vn tích hợp máy quét mã vạch. Bạn chỉ cần in tem mã vạch tên sản phẩm và sử dụng máy quét là có thể biết được ngay số lượng còn lại trong kho là bao nhiêu.
• Phần mềm Nhanh.vn có thể đếm số người vào cửa hàng và tính tỉ lệ người mua/người vào. Từ đó bạn có thể kiểm soát chính xác tiến độ bán hàng của cửa hàng mình và linh hoạt sử dụng những chương trình khuyến mại, quà tặng kèm để thúc đẩy việc mua hàng của khách. Ngoài ra, Nhanh.vn có thể tự động tính chiết khấu theo các chương trình khuyến mại, chiết khấu với khách có thẻ thành viên, chiết khấu theo tên sách, hoặc chiết khấu nếu số lượng mua đủ theo quy định bạn đặt. Việc này làm quy trình bán hàng trở nên thuận tiện và chuyên nghiệp hơn, tạo thiện cảm với các khách hàng.

• Vào mùa cao điểm như khai giảng, 20/11 tri ân thầy cô, các cửa hàng liên tục áp dụng nhiều chính sách khuyến mại, giảm giá sốc, xả hàng tồn kho nên cùng một lúc có thể diễn ra nhiều chương trình. Việc này sẽ rất khó triển khai đối với các cửa hàng quản lý theo kiểu truyền thống, tuy nhiên với những cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý Nhanh thì lại trở nên đơn giản vì Nhanh.vn linh hoạt cái đặt chương trình chiết khấu tự động theo nhiều tiêu chí khác nhau: Theo giá trị đơn hàng; Theo danh mục sản phẩm; Theo cấp độ khách hàng; Theo đồng giá sản phẩm.
• Hệ thống quản lý sẽ giúp bạn không cần phải ghi nhớ từng chương trình cùng một lúc.
• Việc quản lý nhân viên là một vấn đề quan trọng trong cửa hàng sách vì nhân viên có thể làm mất sách, rách sách và bán văn phòng phẩm với giá cao hơn để kiếm lợi. Nhưng với sự trợ giúp của Nhanh.vn, việc phân quyền nhân viên trở nên dễ dàng. Nhân viên không thể truy cập vào để xem giá nhập, tồn kho hay các báo cáo chi tiết, đồng thời cũng không thể sửa được dữ liệu. Phần mềm tự động giúp sắp xếp ca làm việc cho nhân viên, quản lý linh hoạt và tự tổng hợp tiền lương cuối tháng. Với những tính năng tuyệt vời như vậy, việc quản lý nhân viên dễ dàng và minh bạch hơn rất nhiều.
• Trên thực tế 80% doanh thu của cửa hàng sách đến từ những khách hàng cũ vì thói quen mua sách của rất nhiều người là thường chọn những cửa hàng quen thuộc và có nhiều loại sách họ cần và việc chăm sóc khách hàng cũ sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc tìm kiếm khách hàng mới. Nhanh.vn cung cấp cho bạn công cụ phân loại khác hàng theo nhóm đối tượng, sở thích, theo cấp độ khách hàng... để quá trình chăm sóc khách hàng của bạn trở nên dễ dàng hơn và có chính sách phù hợp với mỗi đối tượng khách hàng khác nhau.

📚 Quản lý hàng ngàn đầu sách và sản phẩm văn phòng phẩm dễ dàng hơn bao giờ hết
Phần mềm Nhanh.vn giúp:

• Quản lý tồn kho theo mã hàng, đầu sách, loại sản phẩm
• In hóa đơn, xuất mã vạch nhanh chóng
• Tự động tính công nợ, doanh thu theo ngày

🎯 Dùng thử ngay để thấy sự khác biệt!

Facework là phần mềm quản lý cửa hàng sách của Công ty cổ phần và Dịch vụ TiT với mục tiêu giải quyết những vấn đề khó khăn mà các cửa hàng sách đang gặp phải như: không kiểm soát được số lượng sách đang hiện có, gặp khó khăn trong quá trình nhập kho và xuất sách... Và đồng thời phần mềm này giúp các nghiệp vụ quản lý của đối tác trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Phần mềm này có các ưu điểm như:

• Phần mềm có khả năng dễ dàng tích hợp sẵn sàng với máy in hóa đơn, hỗ trợ nhân viên cửa hàng sách tính tiền nhanh chóng cho khách, tiết kiệm thời gian.
• Dễ dàng lưu trữ không giới hạn các thông tin khách hàng như: tên, địa chỉ, ngày sinh... để có thể chăm sóc họ chu đáo.
• Chương trình trong phần mềm được thiết kế linh động, cho phép người dùng tự định nghĩa, phân loại hàng hóa theo từng nhóm hoặc theo từng chủng loại sách. Quản lý thông tin chi tiết như tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, nhà cung cấp... và có thể tìm kiếm hàng hóa theo những thuộc tính trên.
• Hỗ trợ cập nhật nhanh giá bán cho sản phẩm, in mã vạch dán lên sản phẩm.
• Phần mềm Facework được đánh giá là phần mềm có màn hình bán hàng trực quan, thân thiện, dễ sử dụng. Cho phép tìm kiếm nhanh hàng hóa ngay trên màn hình, kiểm tra tồn kho, in hóa đơn và quét mã vạch tính tiền cho khách.
• Phần mềm cho phép thiết lập những thông tin của doanh nghiệp như: tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại... và phân quyền sử dụng cho từng đối tượng trong doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý sách, văn phòng phẩm Facework

Đây là phần mềm quản lý cửa hàng sách mang tới cho người dùng những trải nghiệm rất tốt với những tính năng giúp người dùng tiết kiệm nhiều công sức, thời gian và chi phí. Với những ưu điểm đáng nhắc tới như: 

• TPos giúp người dùng xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp từ khâu bán hàng tới khâu hậu mãi và quản lý thông tin. Phần mềm quản lý cửa hàng sách giúp bảo mật thông tin khách hàng, quản lý và chăm sóc khách hàng giúp tăng sự tương tác giữa cửa hàng và khách. 
• Phần mềm giúp thiết lập, quản lý ngân sách những chương trình khuyến mại và triển khai đồng bộ giúp thu hút khách hàng và gia tăng đáng kể lượng bán.
• Công cụ có chức năng phân quyền nhân viên và quản lý chặt chẽ quy trình làm việc giúp giảm thiểu tối đa sự thất thoát trong quá trình làm việc.
• Phần mềm quản lý cửa hàng Tpos giúp giải quyết những vấn đề nan giải cho người sử dụng về những yếu tố thời gian như: kiểm tra hàng hóa, theo dõi tình hình của cửa hàng, quản lý hàng hóa xuất nhập tồn,... ngay trên thiết bị di động của mình, chỉ cần kết nối với phần mềm.
• Với tính năng quản lý kho, quản lý nhân viên, phần mềm quản lý cửa hàng sách giúp chủ cửa hàng tiết kiệm khoản chi phí đáng kể cho nhân viên thu chi và quản lý kho khi có thể kiểm soát hoạt động doanh thu và kho hàng chặt chẽ nhất.
• Phần mềm quản lý này cũng giúp các chủ cửa hàng quản lý đơn hàng, các hóa đơn một cách chuyên nghiệp và tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng.
• Phần mềm quản lý có app dành cho thiết bị di động, điều này cũng giúp các chủ cửa hàng có thể quản lý mọi hoạt động bán hàng chặt chẽ và theo dõi tình hình kinh doanh sát sao ngay khi ở nhà hoặc khi đi du lịch.

Phần mềm quản lý sách, văn phòng phẩm TPos

Phần mềm quản lý cửa hàng Sapo Pos được cung cấp bởi Sapo.vn một công ty dẫn đầu về các giải pháp quản lý được đánh giá rất tốt từ những người đã từng sử dụng. Phần mềm quản lý cửa hàng của Sapo đặc biệt là Sapo POS là phần mềm quản lý cửa hàng sách hàng đầu với những ưu điểm nổi bật:

• Phần mềm quản lý cửa hàng Sapo POS giúp bạn quản lý đầu sách và văn phòng phẩm chính xác. Quản lý sách theo nhiều hình thức khác nhau như theo chủ đề, ngôn ngữ, theo nhà xuất bản, năm xuất bản, tác giả,... hoặc cũng có thể do người dùng tự định nghĩa. Quản lý văn phòng phẩm như: vở, tẩy, bút, thước kẻ, giấy nhớ,...không giới hạn theo từng thuộc tính màu sắc, chất liệu trên phần mềm quản lý cửa hàng, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian cho việc nhập hàng và tìm kiếm hàng hóa trong cửa hàng.
• Công cụ giúp chủ cửa hàng quản lý xuất nhập hàng chi tiết. Mọi lịch sử xuất nhập hàng, đổi trả hàng chi tiết từ các nhà xuất bản, nhà cung cấp đều được lưu trữ trên phần mềm giúp dễ dàng đối chiếu khi có vấn đề xảy ra. Đồng thời, bạn cũng có thể theo dõi công nợ từ các nhà cung cấp chính xác, để có kế hoạch thanh toán kịp thời.
• Chủ cửa hàng cũng có thể quản lý tồn kho sách trên hệ thống thay vì đi kiểm tra thủ công để nắm bắt chặt chẽ và chính xác tình trạng sách vận chuyển qua lại giữa các kho, các chi nhánh ngay trên phần mềm quản lý cửa hàng sách Sapo POS.
• Chưa bao giờ việc tính chiết khấu lại đơn giản đến thế. Chỉ cần một cú click chuột, bạn đã có thể thiết lập nhiều mức giá sỉ, giá lẻ khác nhau và chiết khấu cho từng đầu sách cực dễ dàng với phần mềm quản lý cửa hàng sách.
• Thiết lạp dễ dàng nhiều chương trình khuyến mại cùng một lúc theo từng sản phẩm hoặc theo giá trị của từng hóa đơn mua hàng trên phần mềm quản lý này. Đa dạng hình thức khuyến mại, giảm giá giúp cửa hàng sách thu hút được nhiều khách hàng hơn.
• Công cụ quản lý cửa hàng sách Sapo POS cho phép chủ cửa hàng tùy ý phân quyền cho nhân viên theo từng vai trò như nhân viên tư vấn, nhân viên quản lý kho, thu ngân, bán hàng,... Mỗi nhân viên được cấp một tài khoản và quyền riêng để thao tác phù hợp với đặc thù của từng công việc.
• Để quản lý nhà sách hiệu quả thì quản lý hiệu suất của nhân viên đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Phần mềm sẽ ghi lại toàn bộ lịch sử bán hàng, thao tác bán hàng như tạo đơn hàng, nhập tiền khách trả, xử lí tiền thừa và doanh số của từng nhân viên một cách chính xác, giúp bạn đánh giá công việc và quản lý các quá trình làm việc của nhân viên một cách hiệu quả kể cả khi không có mặt ở cửa hàng.
• Tất cả thông tin về thể loại sách bán chạy, hạng mục, đầu sách, văn phòng phẩm còn tồn kho đều được thống kê chi tiết trên Sapo POS giúp bạn có phương án nhập thêm sách mới và xả kho những sách cũ, không còn phù hợp với xu hướng của người dùng.
• Tình hình kinh doanh của cửa hàng, thu chi, lãi lỗ sẽ được thống kê chi tiết trên hệ thông báo cáo kinh doanh của phần mềm quản lý. Báo cáo được thể hiện dưới dạng biểu đồ trực quan, giúp chủ cửa hàng dễ dàng nắm bắt tình hình inh doanh để có thể có những chiến lược phát triển và quản lý nhà sách linh hoạt, phù hợp lâu dài.

Phần mềm quản lý sách, văn phòng phẩm Sapo POS

Với kinh nghiệm phát triển phần mềm lâu năm, phần mềm quản lý cửa hàng sách của Timesoft ra đời giúp việc quản lý cửa hàng sách vốn đã có nhiều sự khó khăn do nhiều loại sách và những đồ dùng văn phòng phẩm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Với những ưu điểm dưới đây, Timesoft đã chinh phục được sự khóa tính của rất nhiều người:

• Để tránh gây nhầm lẫn giữa những loại sách để ảnh hưởng đến qua trình bán hàng, quản lý và ảnh hưởng đến doanh thu bạn cần phải có những phương pháp quản lý khoa học, đem lại hiệu quả. việc sử dụng phần mềm quả lý cửa hàng sách Timesoft sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề trên: Phân loại nhóm sách theo chủ đề, ngôn ngữ, lứa tuổi, tác giả, nhà xuất bản,...; Nắm bắt chi tiết những thông tin như: tên sách bán chạy, số lượng còn lại là bao nhiêu, lượng sách tồn kho,...; Khai báo chi tiết thông tin sách bị hỏng hoặc bị mất.
• Phần mềm tích hợp với máy quét mã vạch và máy in hóa đơn giúp nhân viên bán hàng có thể in nhiều đơn hàng cùng lúc, tạo sự thoải mái cho khách hàng và sự chuyên nghiệp cho cửa hàng.
• Để việc kinh doanh thuận lợi hơn, bạn cần phải nắm bắt chính xác thông tin khách hàng từ đó giúp cho việc triển khai quá trình chăm sóc khách hàng dễ dàng và đem lại doanh thu cao cho cửa hàng. Phần mềm quản lý cửa hàng sách của Timesoft sẽ cung cấp những phần mềm để bạn thuận tiện hơn trong quá trình chăm sóc khách hàng như: lưu thông tin khách hàng: số điện thoại, ngày sinh, tên tuổi,... Tích hợp mã giảm giá ứng với từng nhóm khách hàng khác nhau. Tự động tích điểm cho khách và áp mã giảm giá đối với từng cấp độ của khách.
• Với chức năng quản lý kho sách thông minh, bạn có thể tự động điều chỉnh nhập hàng và đưa ra những kế hoạch phát triển cửa hàng mình nhanh chóng và phù hợp. Tránh tình trạng sách tồn trong kho quá lâu gây ảnh hưởng đến doanh thu của cửa hàng hoặc không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của khách. Phần mềm quản lý cửa hàng sách sẽ thống kê thật nhanh chóng và chính xác số lượng sách còn tồn trong kho. Có thể kiếm kho và quản lý nhiều kho cùng một lúc thông qua việc quản lý bằng mã vạch. Quản lý xuất nhập tồn linh hoạt, chi tiết và chính xác.
• Phần mềm cũng giúp chủ cửa hàng thiết lập các chương trình khuyến mại. Việc triển khai khuyến mại áp dụng với những đơn hàng có giá trị hoặc mua hàng được tặng sản phẩm đi kèm khác,...
• Với chức năng quản lý nhân viên của Timesoft giúp bạn dễ dàng phân quyền cho nhân viên theo cấp bậc và quyền hạn. Mỗi nhân viên được cung cấp một tài khoản riêng ứng với cấp bậc của họ. Nhân viên có thể làm việc nỗ lực và chăm chỉ hơn để cửa hàng ngày càng phát triển.

Phần mềm quản lý sách, văn phòng phẩm Timesoft

Với các cửa hàng bán sách online, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online sẽ giúp đồng bộ đơn hàng, tồn kho và doanh thu từ nhiều kênh, tiết kiệm thời gian quản lý.

3.6. PosApp – Phần mềm đơn giản, tối ưu cho tiệm sách nhỏ

PosApp là phần mềm phù hợp với các cửa hàng sách và văn phòng phẩm quy mô nhỏ đến vừa, nhờ giao diện đơn giản, dễ dùng và có thể hoạt động offline khi mất mạng. Đây là lợi thế rõ ràng cho các tiệm sách tại tỉnh hoặc khu vực có kết nối Internet không ổn định.

Tính năng nổi bật của PosApp dành cho cửa hàng sách & văn phòng phẩm:

• Tạo và quản lý hàng ngàn mã sản phẩm với mã vạch riêng
• Bán hàng linh hoạt trên điện thoại, máy tính bảng, máy POS chuyên dụng
• Quản lý theo lô hàng, hạn sử dụng – phù hợp với sản phẩm giấy in, mực in
• In hóa đơn nhanh, hỗ trợ máy in Bluetooth nhỏ gọn
• Xem báo cáo doanh thu, hàng tồn kho ngay trên app điện thoại

“Tôi chỉ cần điện thoại và máy in cầm tay là có thể bán hàng – không cần mua máy tính. Nhân viên mới chỉ mất 10 phút là biết cách bán hàng, xuất hóa đơn.”

Điểm cần lưu ý:
PosApp sẽ phù hợp hơn với mô hình bán lẻ truyền thống, không quá phức tạp. Nếu cửa hàng có nhu cầu bán đa kênh hoặc cần các tính năng chuyên sâu như phân tích doanh thu theo nhóm khách hàng, thì có thể cần nâng cấp lên giải pháp cao hơn.

Theo thống kê từ chính PosApp, có hơn 30.000 cửa hàng nhỏ tại Việt Nam đang sử dụng phần mềm, trong đó tỉ lệ hài lòng đạt trên 92% (Nguồn).

3.7. POS365 – Giải pháp bán hàng đa tính năng cho cửa hàng quy mô lớn

POS365 là lựa chọn phù hợp với các nhà sách quy mô vừa và lớn, đặc biệt là những cửa hàng có nhu cầu xử lý đơn hàng nhiều, đa dạng sản phẩm, hoặc tích hợp bán online – offline cùng lúc. Phần mềm sở hữu hệ sinh thái tương đối đầy đủ, từ quản lý tồn kho, đơn hàng, đến báo cáo tài chính chuyên sâu.

Các tính năng nổi bật của POS365:

• Quản lý hàng hóa theo nhóm danh mục, mã SKU, mã vạch
• Đồng bộ tồn kho khi bán online (Facebook, sàn TMĐT, website)
• Tạo combo sản phẩm, chương trình khuyến mãi theo thời gian thực
• Báo cáo dòng tiền, lãi lỗ, nhập – xuất kho cực kỳ chi tiết
• Hỗ trợ máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, máy POS chuyên nghiệp

“Điểm mạnh nhất là khả năng đồng bộ kho. Khi tôi chạy chương trình khuyến mãi sách thiếu nhi trên Shopee, hệ thống tự cập nhật số lượng bán, không lo bị oversell.”

Với riêng ngành sách và văn phòng phẩm, POS365 có thêm tính năng tạo báo cáo bán hàng theo từng dòng sách, nhóm sản phẩm (văn phòng phẩm – sách giáo khoa – sách thiếu nhi), giúp chủ shop đánh giá được xu hướng mua hàng theo mùa rất hiệu quả.

Một điểm tôi đánh giá cao là khả năng quản lý từ xa: chỉ cần mở app là có thể biết được hôm nay mỗi cửa hàng bán được bao nhiêu đơn, mặt hàng nào đang bán chạy nhất, tồn kho sách lớp 1 còn bao nhiêu cuốn. Đây là tính năng đặc biệt hữu ích với những ai có nhiều điểm bán hoặc cần ủy quyền cho nhân viên quản lý trực tiếp.

Lưu ý:
POS365 có mức giá cao hơn mặt bằng chung, nhưng hoàn toàn tương xứng với bộ tính năng mạnh. Với cửa hàng nhỏ, có thể sẽ dư tính năng và tốn chi phí không cần thiết.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm dễ dùng và tiết kiệm chi phí, hãy xem Top 15 phần mềm bán hàng đơn giản, dễ sử dụng, giá rẻ để lựa chọn giải pháp phù hợp.

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng sách & văn phòng phẩm

Trên thị trường hiện nay có hàng chục phần mềm quản lý bán hàng với tính năng khác nhau. Tuy nhiên, với đặc thù kinh doanh sách và văn phòng phẩm - số lượng mã hàng lớn, giá trị thấp, biến động theo mùa vụ - thì không phải phần mềm nào cũng phù hợp. Dưới đây là 6 tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm tối ưu cho cửa hàng sách & văn phòng phẩm:

4.1. Quản lý số lượng lớn mã hàng dễ dàng, không giới hạn danh mục

Một cửa hàng sách - văn phòng phẩm có thể có tới 5.000 - 15.000 mã sản phẩm. Từ sách giáo khoa từng lớp học, tới sách tham khảo, truyện tranh, bút bi, giấy note, bìa hồ sơ… Nếu phần mềm giới hạn danh mục, tốc độ tìm kiếm chậm, hoặc khó phân loại - người bán sẽ mất rất nhiều thời gian khi tạo đơn, nhập hàng, hoặc kiểm kho.

Một chủ cửa hàng tại TP. HCM chia sẻ: “Từng thử qua 3 phần mềm, nhưng chỉ đến khi dùng phần mềm có bộ lọc sản phẩm thông minh theo loại sách, lớp học và thương hiệu, thì tốc độ bán hàng mới thực sự nhanh gấp đôi, tránh nhầm lẫn.”

4.2. Tích hợp máy quét mã vạch và in tem nhãn sản phẩm

Đa số sản phẩm sách và văn phòng phẩm đều có mã vạch riêng. Một phần mềm cần hỗ trợ:

• Quét mã vạch nhanh (bằng máy quét hoặc điện thoại)
• Tự động gợi ý tên sản phẩm khi quét mã
• In tem nhãn barcode cho sản phẩm chưa có sẵn mã

Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các dịp cao điểm như khai giảng, lễ tết, khi mỗi giao dịch cần thực hiện nhanh, không để khách chờ đợi quá lâu.

4.3. Tự động cập nhật giá vốn, chiết khấu theo từng đợt nhập

Giá nhập sách và đồ dùng thường thay đổi theo lô hàng, theo nhà phân phối và mùa vụ. Phần mềm nên cho phép:

• Cập nhật giá vốn linh hoạt theo từng đợt
• Thiết lập bảng giá bán lẻ - sỉ - giáo viên - học sinh
• Tự động tính lợi nhuận từng đơn hàng

Khi có báo cáo lợi nhuận tự động theo sản phẩm, theo nhóm hàng, người quản lý sẽ dễ dàng biết được mặt hàng nào đang bán tốt, hàng nào đang bị “đội vốn” do chiết khấu lớn.

4.4. Báo cáo bán hàng trực quan, dễ đọc, dễ tùy chỉnh

Phần mềm tốt không chỉ hỗ trợ vận hành, mà còn là công cụ hỗ trợ ra quyết định. Cần có các báo cáo như:

• Top 10 sản phẩm bán chạy theo tuần/tháng
• Doanh thu theo danh mục sản phẩm (sách, bút, sổ, vở...)
• Lợi nhuận sau chiết khấu, giảm giá
• Hàng tồn kho lâu ngày cần xả

Một cửa hàng văn phòng phẩm tại Hà Nội từng dùng phần mềm chỉ có báo cáo cơ bản, đến khi chuyển sang phần mềm có dashboard phân tích nâng cao, chủ shop nhận ra hơn 30% hàng tồn là do nhập quá nhiều bút màu - sản phẩm chỉ bán được vào dịp đầu năm học.

4.5. Có thể dùng được cho cả cửa hàng và bán online (Shopee, Facebook)

Xu hướng mở rộng bán hàng đa kênh đang phát triển mạnh. Nhiều cửa hàng sách đã bắt đầu livestream giới thiệu sách mới, combo đồ dùng học tập, hoặc mở gian hàng Shopee. Vì vậy, phần mềm cần:

• Đồng bộ tồn kho giữa cửa hàng và online
• Gộp đơn hàng từ nhiều kênh về cùng một nơi
• Tự động in đơn, xuất hàng, cập nhật trạng thái

4.6. Chi phí hợp lý, có phiên bản miễn phí hoặc trả theo tháng

Không phải cửa hàng nào cũng có ngân sách lớn để đầu tư hệ thống phức tạp. Phần mềm phù hợp nên có:

• Gói miễn phí cho cửa hàng nhỏ
• Gói trả theo tháng linh hoạt
• Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, dễ liên hệ

Đặc biệt, cần lưu ý đến chi phí phát sinh như: phí nâng cấp tính năng, phí bảo trì, phí tích hợp thiết bị. Tránh trường hợp “rẻ lúc đầu, tốn về sau.”

Một chủ cửa hàng văn phòng phẩm tại Đà Nẵng từng lựa chọn phần mềm dựa trên quảng cáo, nhưng sau khi dùng 3 tháng, nhận ra phần mềm không hỗ trợ quét mã vạch và in tem nhãn. Việc bán hàng phải gõ tay từng tên sản phẩm khiến thời gian phục vụ khách tăng lên đáng kể. Sau đó, khi chuyển sang phần mềm chuyên biệt cho ngành sách, quy trình bán hàng nhanh hơn 30%, kiểm kho chính xác và cập nhật được doanh thu theo từng nhóm sản phẩm.

Việc lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng không nên chỉ dựa vào tính năng nổi bật hay mức giá hấp dẫn. Cần xem xét tổng thể các tiêu chí phù hợp với đặc thù ngành sách - văn phòng phẩm. Trong phần tiếp theo, danh sách Top 10 phần mềm bán hàng phù hợp nhất năm 2025 sẽ giúp bạn rút ngắn quá trình tìm kiếm và đưa ra quyết định đúng đắn hơn.

5. Chia sẻ góc nhìn từ chuyên gia bán lẻ

5.1 Phần mềm bán hàng không chỉ là công cụ - mà là người cộng sự thầm lặng

Trong hơn 8 năm đồng hành cùng hàng trăm chủ cửa hàng sách - văn phòng phẩm, tôi nhận ra một điều: phần mềm quản lý không phải là thứ “xài cho có,” mà cần xem nó như một người cộng sự vận hành thầm lặng, đóng vai trò quyết định hiệu suất kinh doanh hàng ngày.

Rất nhiều chủ shop ban đầu nghĩ rằng, chỉ cần Excel là đủ. Nhưng khi số lượng sản phẩm vượt 5.000 mã, khi phải nhập hàng theo đợt, đổi giá vốn liên tục, bán online - offline song song, thì mọi thứ trở nên rối rắm. Không phần mềm nào hoàn hảo tuyệt đối, nhưng có phần mềm phù hợp thì công việc trở nên nhẹ nhàng và chính xác hơn rất nhiều.

5.2 Sổ sách mất kiểm soát khi vào mùa khai giảng

Một trong những cửa hàng từng gặp tôi trong buổi tư vấn là chị Hạnh - chủ shop văn phòng phẩm gần trường tiểu học tại Ninh Bình. Trước đây, chị chỉ dùng sổ ghi tay để quản lý bán hàng. Vào mỗi dịp khai giảng, số đơn hàng tăng gấp 3 lần, hàng về liên tục, chị không nhớ nổi đã bán bao nhiêu combo dụng cụ học sinh, còn tồn bao nhiêu sách lớp 2. Lỗi nhập trùng, nhầm giá, tồn kho ảo xảy ra thường xuyên.

Sau khi áp dụng phần mềm có chức năng phân loại sản phẩm theo cấp học, hỗ trợ tạo combo hàng hóa và cảnh báo tồn kho thấp, chị cho biết:

“Bây giờ mình chỉ mất 10 giây để tìm đúng sản phẩm cần bán, phần mềm còn gợi ý luôn hàng sắp hết để nhập thêm. Không còn cảnh khách hỏi mà không biết còn hàng không.”

5.3 Ba điều chuyên gia luôn cân nhắc khi chọn phần mềm

Phù hợp với mô hình và quy mô cửa hàng

Phần mềm cần “vừa vặn” với quy mô: cửa hàng nhỏ nên chọn phần mềm đơn giản, dễ dùng; cửa hàng lớn có nhu cầu bán online nên chọn phần mềm có thể kết nối Shopee, Facebook, giao vận. Việc chọn phần mềm cồng kềnh khi chưa cần thiết chỉ làm tăng chi phí mà hiệu quả không đổi.

Theo báo cáo Vietnam Retail Report 2024, hơn 67% cửa hàng văn phòng phẩm quy mô nhỏ (dưới 300 sản phẩm) vẫn chưa số hóa hệ thống bán hàng - lý do chính là ngại thay đổi.

Giao diện trực quan, nhân viên dễ học

Tôi từng chứng kiến một chủ shop chọn phần mềm có tính năng rất mạnh, nhưng sau 2 tuần vẫn chưa nhập đủ hàng do nhân viên “không rành máy tính.” Phần mềm tốt không chỉ là phần mềm mạnh, mà phải dễ dùng, dễ dạy, dễ nhớ - kể cả với cô bán hàng lớn tuổi.

Khả năng quản lý tồn kho chính xác theo combo, nhóm sản phẩm

Nhiều chủ cửa hàng bán combo bút - vở - cặp - thước theo bộ giá ưu đãi, nhưng phần mềm không cho quản lý theo combo khiến việc trừ kho sai lệch. Phần mềm có tính năng tự tách nhóm sản phẩm khi xuất kho sẽ giúp tiết kiệm đến 20% thời gian nhập - xuất và đảm bảo số lượng tồn kho chính xác.

5.4 Góc nhìn: phần mềm tốt không thay thế con người

Dù có phần mềm hỗ trợ, quyết định nhập hàng, giảm giá, xoay dòng tiền… vẫn do chủ cửa hàng quyết định. Tuy nhiên, phần mềm giúp mọi quyết định trở nên dựa trên dữ liệu cụ thể - không chỉ cảm tính. Biết mặt hàng nào đang lãi ít, tồn kho nhiều, hàng nào đang bán chạy theo giờ, theo kênh - chính là chìa khóa để sống sót trong mùa thấp điểm.

5.5 Một lời khuyên cuối dành cho các chủ shop mới

Đừng đợi đến khi “rối như tơ vò” mới nghĩ tới phần mềm. Hãy bắt đầu từ giai đoạn cửa hàng còn nhỏ, quen với cách ghi nhận dữ liệu, phân tích hàng hóa - rồi khi lớn mạnh, mọi thứ đã vào guồng. Lúc đó, phần mềm không chỉ là công cụ quản lý, mà còn là bản đồ chỉ đường cho từng bước phát triển của cửa hàng.

Tổng kết lại, trên đây là tổng hợp top 10 phần mềm quản lý cửa hàng sách, văn phòng phẩm có ích và tốt nhất với đội ngũ chăm sóc khách hàng cực thân thiết, quan kết quả đánh giá của sử dụng của nhiều đơn vị. Ngoài ra, hiện nay nhiều bên như Nhanh.vn đang tạo điều kiện cho khách hàng dùng thử miễn phí để trải nghiệm, nhanh tay đăng kí ngay nhé. Chúc các bạn thành công trên con đường kinh doanh và ngày càng mở rộng phát triển! Cảm ơn các bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết của chúng tôi!