[GIẢI ĐÁP] Những trường hợp mua hàng mà không cần hóa đơn?

Khi mua hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn là chứng từ để doanh nghiệp hạch toán chi phí và chứng minh tính hợp lệ của giao dịch. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng bắt buộc phải lập hóa đơn. Trong bài chia sẻ dưới đây, Nhanh.vn sẽ tổng hợp đến bạn những trường hợp mua hàng không cần hóa đơn, mẫu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không cần hóa đơn, giúp doanh nghiệp xử lý đúng và chuẩn quy định.

1. Những trường hợp mua hàng mà không cần hóa đơn?

Căn cứ tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định như sau:

Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

...

Như vậy, theo quy định, các nhóm hàng hóa - dịch vụ trên đây khi mua vào không bắt buộc phải có hóa đơn nhưng doanh nghiệp phải lập bảng kê thu mua theo mẫu 01/TNDN và kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán. Cụ thể gồm:

• Nông sản, lâm sản, thủy sản do người trực tiếp sản xuất hoặc đánh bắt bán ra.
• Các sản phẩm thủ công làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa và những nguyên liệu tận dụng từ nông nghiệp do cá nhân tự làm và trực tiếp bán.
• Đất, đá, cát, sỏi do hộ gia đình hoặc cá nhân tự khai thác và bán lại.
• Phế liệu được người dân trực tiếp thu gom rồi bán.
• Tài sản và dịch vụ do cá nhân, hộ gia đình không kinh doanh cung cấp.
• Hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, không thuộc các nhóm đã liệt kê ở trên.

Lưu ý:

• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung.
• Doanh nghiệp khi mua hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng được phép lập Bảng kê vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế.
• Những khoản chi này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nếu giá ghi trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào mức giá phổ biến của hàng hóa, dịch vụ cùng loại để điều chỉnh lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Xem thêm: Không có hóa đơn đầu vào có phải là buôn lậu?

2. Mẫu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn?

Hiện nay, mẫu bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn được áp dụng theo mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, có dạng như sau:

Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN Tải ngay

Lưu ý:

• Khi lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào không có hóa đơn, doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy định quan trọng sau:
• Căn cứ vào số lượng hàng hóa, dịch vụ thực tế mua từ cá nhân không có hóa đơn để lập bảng kê theo đúng trình tự thời gian phát sinh. Các chỉ tiêu trên bảng kê cần được ghi đầy đủ, rõ ràng và tổng hợp theo tháng.
• Hàng hóa, dịch vụ kê khai phải được chứng minh bằng chứng từ mua bán do người bán và người mua lập, trong đó thể hiện rõ: số lượng, giá trị, ngày tháng mua, địa chỉ và số căn cước công dân của người bán, kèm theo chữ ký xác nhận của hai bên.
• Trường hợp doanh nghiệp có nhiều điểm, trạm thu mua tại các khu vực khác nhau, mỗi trạm phải lập bảng kê riêng. Cuối kỳ, doanh nghiệp thực hiện lập bảng kê tổng hợp chung từ các bảng kê của từng trạm để phục vụ công tác hạch toán và quyết toán thuế.

Bảng kê mua vào không có hóa đơn cần được lập và lưu trữ đầy đủ để phục vụ kê khai và giải trình khi cần. Phần mềm bán hàng kết  hợp hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ lưu trữ dữ liệu giao dịch, chứng từ liên quan một cách tập trung, giúp việc quản lý bảng kê và đối soát thuận tiện hơn.

3. Những trường hợp nào không phải xuất hóa đơn?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

...

Như vậy, theo quy định mới áp dụng từ ngày 01/6/2025, các hàng hóa luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp để phục vụ quá trình sản xuất tiếp theo sẽ không phải xuất hóa đơn cho hoạt động này.

Hiểu rõ những trường hợp mua hàng không có hóa đơn và cách lập bảng kê đúng quy định giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quản lý chi phí, hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế. Việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về chứng từ, bảng kê, thông tin giao dịch cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo chi phí được tính hợp lệ và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp hỗ trợ quản lý bán hàng - quản lý hóa đơn - đối soát báo cáo thuế một cách đơn giản và chính xác, Nhanh.vn là lựa chọn đáng tin cậy. Trải nghiệm Nhanh.vn ngay hôm nay để tối ưu quản lý và vận hành doanh nghiệp của bạn nhé!

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.