Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) mới nhất: Chuẩn theo quy định

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc diện tính thuế theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng đúng mẫu hóa đơn giá trị gia tăng. Chỉ cần một lỗi nhỏ như sai tên đơn vị, mã số thuế, sai ký hiệu hóa đơn hoặc nhầm lẫn về thuế suất thì hóa đơn sẽ bị hủy, xuất lại hoặc chậm trễ khi xử lý hồ sơ thuế. Cùng Nhanh.vn tìm hiểu mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) mới nhất: Chuẩn theo quy định trong bài viết này nhé

1. Quy định về nội dung hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế mới nhất 

Theo Điều 7 Thông tư 32/2025 (có hiệu lực từ 01/06/2025), Bộ Tài chính đã ban hành mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) kiêm tờ khai hoàn thuế mới, áp dụng thống nhất trên toàn quốc. Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng được sử dụng khi doanh nghiệp bán hàng hóa cho người nước ngoài và người mua có nhu cầu hoàn thuế khi xuất cảnh.

So với các quy định trước đây, mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mới có nhiều cập nhật và chuẩn hóa rõ ràng hơn, đặc biệt là cách trình bày, nội dung bắt buộc và trách nhiệm của từng cơ quan liên quan trong quy trình hoàn thuế.

Cấu trúc của hóa đơn được chia thành ba phần độc lập, mỗi phần do một bên chịu trách nhiệm lập và ký xác nhận:

• Phần A: Doanh nghiệp bán hàng lập khi phát sinh giao dịch bán hàng cho người nước ngoài. Toàn bộ thông tin về người mua, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa và tổng giá trị thanh toán đều phải ghi chính xác theo quy định.

• Phần B: Cơ quan hải quan lập khi người nước ngoài làm thủ tục xuất cảnh để thực hiện hoàn thuế. Kết quả kiểm tra, số thuế được hoàn, cùng chữ ký của công chức hải quan sẽ được ghi đầy đủ tại phần B.

• Phần C: Ngân hàng thương mại được chỉ định làm đại lý hoàn thuế sẽ lập phần C để xác nhận việc chi trả tiền thuế hoàn lại cho người nước ngoài. Nội dung bao gồm thông tin chuyến bay hoặc chuyến tàu, số tiền hoàn thực tế và hình thức thanh toán.

Lưu ý:

Chữ viết hiển thị trên mẫu hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế phải tuân thủ đúng quy định về ngôn ngữ. Tất cả nội dung trên hóa đơn được trình bày bằng tiếng Việt là ngôn ngữ chính. Các cụm từ hoặc thông tin bằng tiếng Anh chỉ được thêm vào để hỗ trợ khách nước ngoài hiểu rõ và phải được thể hiện theo một trong hai cách:

• Đặt trong ngoặc đơn () ngay bên phải dòng tiếng Việt, hoặc
• Đặt ngay phía dưới dòng tiếng Việt theo đúng bố cục trình bày.

Cỡ chữ tiếng Anh phải bằng hoặc nhỏ hơn cỡ chữ tiếng Việt để đảm bảo tiếng Việt là ngôn ngữ chính, tránh gây hiểu nhầm trong quá trình quản lý và kiểm tra chứng từ.

Xem thêm: Hướng dẫn lập mẫu bảng kê hóa đơn mua vào và bán ra mới nhất

2. Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) mới nhất theo Thông tư 32/2025/TT-BTC

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) mới nhất theo Thông tư 32/2025/TT-BTC được trình bày các thông tin đầy đủ như sau

• Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng 01/GTGT (dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ)
• Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng 01/GTGT-ĐT (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù)
• Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng 01/GTGT-NT (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ)
• Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế ( Phụ lục III ban hành kèm)

Việc lập hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế đòi hỏi phải thể hiện đầy đủ, chính xác các nội dung theo quy định mới. Chỉ cần thiếu hoặc sai một chi tiết nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ hoàn thuế bị trả lại. Phần mềm hóa đơn điện tử Nhanh.vn hỗ trợ kiểm tra và đảm bảo hóa đơn GTGT luôn đúng chuẩn trước khi phát hành.

3. Lưu ý khi lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) kiêm tờ khai hoàn thuế 

Việc lập hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế chuẩn quy định pháp luật là yêu cầu bắt buộc. Lập mẫu hóa đơn giá trị gia tăng là cơ sở để người nước ngoài và doanh nghiệp được xét hoàn thuế mà không bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối hồ sơ. Trong quá trình lập hóa đơn, doanh nghiệp và đơn vị bán hàng cần thực hiện đầy đủ, chính xác theo các nguyên tắc sau:

• Kiểm tra kỹ thông tin người mua và hàng hóa trước khi lập hóa đơn: Chỉ cần sai sót về số hộ chiếu, ngày nhập cảnh hoặc thông tin hàng hóa cũng có thể khiến hóa đơn không hợp lệ khi nộp cho hải quan hoặc ngân hàng hoàn thuế.
• Đảm bảo hóa đơn có đầy đủ các nội dung theo quy định pháp luật: Mọi thông tin bắt buộc như tên hàng hóa, thuế suất, tổng tiền thuế, đơn vị tính,… phải được ghi đúng và rõ ràng. Doanh nghiệp chỉ được điền thông tin tại Phần A của hóa đơn, các phần còn lại sẽ do cơ quan hải quan và ngân hàng thương mại xử lý.
• Lập hóa đơn đúng thời điểm phát sinh giao dịch: Thời điểm lập hóa đơn phải trùng với thời điểm bán hàng cho khách nước ngoài. Nếu lập sai thời điểm (muộn hoặc sau khi khách đã xuất cảnh), hóa đơn có thể bị từ chối khi đề nghị hoàn thuế.
• Lưu trữ hóa đơn đúng quy trình để đối chiếu khi cần thiết: Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo chuẩn kỹ thuật để cung cấp cho cơ quan hải quan hoặc ngân hàng khi phát sinh kiểm tra trong quá trình xét hoàn thuế.
• Phạm vi áp dụng của hóa đơn: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế không được sử dụng cho hàng hóa mua qua thương mại điện tử, kể cả các trường hợp giao tận nơi hoặc giao sau khi người mua đã xuất cảnh. Đây là phạm vi mà nhiều doanh nghiệp dễ nhầm lẫn, hồ sơ bị trả lại.

Đọc ngay: Xuất hóa đơn cho cá nhân: Quy định và cách thực hiện đúng chuẩn

Có thể thấy rằng, mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mới nhất theo Thông tư 32/2025/TT-BTC mang đến nhiều thay đổi đáng chú ý, đặc biệt là phần bố cục, nội dung bắt buộc và quy định về ngôn ngữ, , thông tin người mua và người bán, ký hiệu. Những thay đổi này nhằm chuẩn hóa việc lập hóa đơn, đảm bảo dữ liệu đủ điều kiện phục vụ kê khai, tăng tính minh bạch kiểm tra và hoàn thuế. 

Doanh nghiệp chủ động cập nhật, rà soát và áp dụng đúng mẫu hóa đơn giá trị gia tăng sẽ giảm sai sót trong giao dịch, hạn chế nguy cơ bị từ chối hoàn thuế hoặc phải xử lý lại chứng từ. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử theo mẫu chuẩn còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí lưu trữ, nâng cao tính chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác nước ngoài. Nắm rõ các quy định mới và sử dụng đúng mẫu hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong quản trị thuế, bảo vệ quyền lợi của mình trong toàn bộ quá trình giao dịch hoàn thuế.

Để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ, bạn nên tải ngay mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mới nhất và áp dụng đúng theo hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nếu cần thêm mẫu biểu hoặc hỗ trợ về cách lập hóa đơn, Nhanh.vn sẵn sàng giúp bạn ngay!

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.