[Mới Nhất] Cách xử lý khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Ghi sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử là vấn đề thường gặp ở nhiều doanh nghiệp. Tuy không phải lỗi nghiêm trọng, nhưng nếu không xử lý đúng quy định, hóa đơn có thể bị từ chối, ảnh hưởng đến quá trình kiểm tra thuế. Bài viết này, Nhanh.vn sẽ hướng dẫn cách xử lý khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử mới nhất, giúp doanh nghiệp khắc phục nhanh và không lo vi phạm.

1. Căn cứ pháp lý mới nhất quy định xử lý hóa đơn chứng từ khi có sai sót

Trong quá trình lập hóa đơn, thỉnh thoảng chúng ta có thể ghi sai tên hàng hóa, nhất là khi doanh nghiệp phải xử lý số lượng chứng từ lớn mỗi ngày. Sai sót này có thể xảy ra ở cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Nếu không được xử lý đúng quy định, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về thuế, xuất toán chi phí hoặc bị xử phạt hành chính tùy mức độ. Việc cập nhật và nắm rõ căn cứ pháp lý để có thể khắc phục là yêu cầu bắt buộc đối với bộ phận kế toán, tài chính của doanh nghiệp.

Xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử căn cứ vào hai văn bản pháp lý:

• Nghị định 123/2020: Văn bản pháp luật quy định đầy đủ về quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ. Nghị định 123 quy định rõ các hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc tạo lập, quản lý hóa đơn và xử lý điều chỉnh, thay, hủy hoặc lập lại hóa đơn mới thay cho hóa đơn sai.
• Thông tư 78/2021: Thông tư 78 quy định các hướng dẫn cụ thể về triển khai hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020. Thông tư 78 là căn cứ quan trọng nhất đối với các đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử. Toàn bộ hướng dẫn xử lý lỗi sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai thuế suất, sai mã số thuế khách hàng… đều được nêu rõ.

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh trên toàn quốc. Phần lớn quy định, chế tài và hướng dẫn hiện hành đều tập trung vào việc kiểm tra, quản lý và xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử, đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ pháp luật.

Xem thêm: Điều chỉnh hóa đơn điện tử khi có sai sót: Hướng dẫn chi tiết

2. Hướng dẫn xử lý khi sai tên hàng trên hóa đơn điện tử

2.1. Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua bị ghi sai tên hàng hóa, doanh nghiệp không được phép sửa trực tiếp trên hóa đơn cũ mà phải lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định. Pháp luật cho phép doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tính minh bạch, toàn vẹn dữ liệu và hợp lệ trong quá trình quyết toán thuế.

Các bước xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử tuân thủ theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. 

(Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử đã lập thì các bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ lỗi sai, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh). 

Bước 2: Ký số lên hóa đơn điều chỉnh

Sau khi hoàn thiện, người bán phải ký số để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điều chỉnh. Mọi hóa đơn điện tử được phát hành đều phải có chữ ký số.

Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh cho cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn

Đối với hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp cần gửi hóa đơn điều chỉnh lên hệ thống để cơ quan thuế cấp mã xác thực. Sau khi được cấp mã hợp lệ thì hóa đơn điều chỉnh mới có giá trị pháp lý.

Bước 4: Doanh nghiệp gửi hóa đơn điều chỉnh đến khách hàng qua email, hệ thống phần mềm hoặc các phương thức truyền nhận khác theo thỏa thuận. Người mua có trách nhiệm lưu giữ và đối chiếu thông tin với hóa đơn gốc.

Bước 5: Doanh nghiệp phải lưu cả hóa đơn có sai sót và hóa đơn điều chỉnh theo quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử, phục vụ các mục đích:

• Kiểm tra của cơ quan thuế
• Chứng minh tính hợp lệ của giao dịch
• Đối chiếu số liệu khi quyết toán

Để tránh trường hợp sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử và phải xử lý điều chỉnh, doanh nghiệp nên chủ động sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử hỗ trợ kiểm soát nội dung ngay từ đầu.

• Tự động lấy đơn hàng từ kênh bán hàng online/offline để phát hành hóa đơn
• Tự động đẩy dữ liệu qua phần mềm kế toán (Lập chứng từ, trừ tồn kho,…)
• Giảm thiểu các công việc thủ công, chênh lệch số liệu

2.2. Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa

Xử lý sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử bằng cách lập hóa đơn mới thay thế là phương án được áp dụng phổ biến. Nội dung bị sai ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế hoặc quyền lợi khấu trừ & hoàn thuế của doanh nghiệp thì càng phải điều chỉnh. Tuy nhiên, mỗi trường hợp sẽ có cách xử lý khác nhau.

(1) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai

Doanh nghiệp cần xử lý theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trình tự các bước:

Bước 1: Thông báo sai sót đến cơ quan thuế

Người bán phải gửi Thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA của Nghị định 123) để báo cáo sai sót và đề nghị hủy hóa đơn đã lập.

Bước 2: Lập hóa đơn mới thay thế

Sau khi gửi thông báo, người bán lập hóa đơn điện tử hoàn toàn mới, điền đúng thông tin hàng hóa, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã thay thế cho hóa đơn cũ.

Bước 3: Gửi hóa đơn mới cho người mua

Ngay sau khi cơ quan thuế cấp mã, doanh nghiệp tiến hành gửi hóa đơn mới cho người mua để sử dụng hợp lệ.

Bước 4: Lưu trữ chứng từ đầy đủ

Hóa đơn mới phải được lưu trữ đúng quy định để phục vụ quản lý, thanh tra về sau.

Lưu ý quan trọng: Cơ quan thuế sau khi tiếp nhận thông báo từ người bán sẽ chủ động thực hiện hủy hóa đơn sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử hệ thống. Doanh nghiệp không cần lập hóa đơn thay thế.

(2) Trường hợp sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua

Đối với hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, nếu đã gửi cho người mua thì người bán phải xử lý theo Điểm b2, Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020. 

Bước 1: Lập hóa đơn mới thay thế

Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử.

Trên hóa đơn mới bắt buộc phải ghi rõ dòng: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số …, ký hiệu …, số …, ngày … tháng … năm …”.

Nếu hai bên muốn lập văn bản thỏa thuận trước thì văn bản phải mô tả rõ sai sót về tên hàng hóa, sau đó mới tiến hành lập hóa đơn thay thế.

Bước 2: Ký số trên hóa đơn thay thế

Người bán ký số để xác nhận nội dung đã chuẩn xác.

Bước 3: Gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (nếu cần cấp mã)

Nếu doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử có mã, phải gửi hóa đơn thay thế lên cơ quan thuế để được cấp mã mới.

Trường hợp dùng hóa đơn điện tử không có mã thì bỏ qua bước này.

Bước 4: Gửi hóa đơn thay thế cho người mua

Người bán gửi hóa đơn đúng đã được thay thế cho người mua để sử dụng hạch toán.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế

Cả hóa đơn sai và hóa đơn thay thế phải được lưu trữ đúng quy định để phục vụ kiểm tra khi cần.

Tham khảo: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử [Cập nhật mới nhất]

3. Cách lập hóa đơn điều chỉnh/ thay thế với hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa

Khi phát hiện hóa đơn điện tử ghi sai tên hàng hóa (ví dụ: hóa đơn gốc ghi “Áo sơ mi nữ” nhưng tên đúng phải là “Áo sơ mi nam”), doanh nghiệp cần xử lý theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020. Tùy từng trường hợp, bạn có thể sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Trường hợp 1: Hóa đơn điều chỉnh được dùng trong trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng nội dung sai cần được hiệu chỉnh mà không hủy toàn bộ hóa đơn.

Bước 1: Chọn tính chất Hàng hóa dịch vụ là “Ghi chú/Diễn giải”

Tại phần lập hóa đơn điều chỉnh, người bán chọn “Tính chất hàng hóa – dịch vụ” là Ghi chú/diễn giải để làm rõ nội dung cần sửa.

Bước 2: Nhập nội dung điều chỉnh

Doanh nghiệp ghi rõ nội dung điều chỉnh, ví dụ: “Điều chỉnh tên hàng hóa từ ‘Áo sơ mi nữ’ thành ‘Áo sơ mi nam’”.

Bước 3: Kiểm tra hiển thị thông tin điều chỉnh

Sau khi nhập, hệ thống sẽ hiển thị lại nội dung điều chỉnh tương ứng trên hóa đơn điều chỉnh. Người bán ký số và gửi cho người mua theo quy định.

Điều chỉnh sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử sẽ không làm thay đổi toàn bộ giá trị hóa đơn mà chỉ hiệu chỉnh phần nội dung bị sai.

Trường hợp 2: Hóa đơn thay thế được sử dụng khi nội dung hóa đơn sai nhưng cần lập lại toàn bộ hóa đơn mới để thay thế hóa đơn cũ. Lập hóa đơn mới thường là các trường hợp sai tên hàng hóa, sai thuế suất, sai mã hàng, sai giá trị tiền,…

Bước 1: Gửi hóa đơn lập sai cho người mua (nếu chưa gửi)

Doanh nghiệp chọn hóa đơn sai trên danh sách và gửi cho khách hàng. Nếu hóa đơn đã được gửi trước đó thì có thể bỏ qua bước này.

Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai (ví dụ sai tên hàng hóa) và thống nhất về việc lập hóa đơn thay thế.

Bước 3: Lập hóa đơn thay thế

Doanh nghiệp có thể thực hiện theo mục 2.2. Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa

Xem thêm: Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế: Khác nhau ở điểm nào?

Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể xử lý dễ dàng nếu doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình theo Nghị định 123/2020 và các hướng dẫn pháp luật hiện hành. Nắm rõ cách điều chỉnh hóa đơn sẽ giúp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo dữ liệu kế toán, thuế luôn minh bạch, chính xác. 

Nhanh.vn đã hướng dẫn bạn cách xử lý khi viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử. Nếu bạn cần mẫu văn bản, hướng dẫn thực hành hoặc hỗ trợ xử lý nhanh lỗi hóa đơn, hãy để lại yêu cầu để Nhanh.vn tư vấn chi tiết hơn.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.